如何提高工作效率(61).pptxVIP

*如何提高工作效率目录一、時間管理是什麼?二、如何合理安排自己每天、每周的时间三、如何管理你的Email四、如何展開你的計劃五、执行能力的强化請閉目一分鐘思考這個問題如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?時間管理是什麼?時間管理不是什麼?每個人每天所擁有的時間都是一般地多在於自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對地做完, 叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃人, 為何安於現狀?為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀1.無奈2.不確定改變之後會更好3.因為現狀是你我最熟悉的當你開始不滿於現狀時, 表示會有新的事物發生在你的身上…但是要用對 “新的思考方式”請架設一座橋,使A至B距離最短, 但是橋不可歪斜300 公尺B100 公尺河水A有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形2 cm10 cm4 cm你可知道為何會畫不出來?因為你跳不出原來的思維習慣但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題. 時間管理的架構請排出正確的行事優先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩??ACBD??正確的行事優先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷陷阱一:時間的配置不對Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握危機就是轉機規劃重於做事最好的控制是預防預防勝於處理不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置III1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”陷阱二: 拖延除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 2 nd不重要的事3 rd4 th克服1.成本/效益分析法成本..................好處..................克服2.思維習慣的改變這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它.養成速戰速決的習慣將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般陷阱三: 事必親躬韓非子.八經下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬?因為怕部屬取代不放心部屬, 不信任部屬要求標準過高陷阱四: 有求必應會花太多時間, 時間不夠會犧第二項受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要不好意思拒絕請託的原因接納請託比拒絕請託容易擔心觸怒請託者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請託每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當地拒絕.Conclusions: 時間管理架構緊迫的事不緊迫的事1.決勝於廟堂 之上 2.灌能1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻重要的事均 衡1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下不重要的事如何合理安排自己每天、每周的时间如何合理安排自己每天、每周的时间1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之.2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力; 養成運動的習慣4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好1.工作時段分配法則早上中午 13:00~15:00下午晚上活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放鬆(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.發球: EMail2.電話敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方向/ 畫架構4.執行進行中專案1.面對面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr)3.Update/Modify 進行中專案1.花 1 小時寫作2.每週工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 放鬆, 溝通(Check)冷靜, 思考(Action, Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.Follow Up 一二所丟的球2.調整, Update 計劃3.議題收尾4