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精品文档 项目部物质采购管理制度 为了进一步加强项目部物质管理，降低工程成本，规范项目部物质采购管理、提高 企业经济效益，保证项目部的正常运行的原则，结合公司实际情况，制定本制度。 项目部所需的零星材料、本地材料、办公生活用品、零星工程及临时建筑均适合本 制度。 第一条、 物质采购流程 1、5000 元以下临时用零星材料、办公用品采购流程 使用计划 询价 采购计划 项目经理批准 工程部备案 报销 入库 采购 2、5000 元以上物质采购流程 使用计划 询价 采购计划 项目经理审核 工程部批准 工程部备案 报销 入库 采购 第二条、材料计划 1、项目部提前 5 天将工程所需物质的名称、规格、型号、数量等提出项目材料使用计 划，填制《项目材料使用计划表》项目经理签字确认后，由材料员进行询价、比价、定 价。 2、一些特殊材料（商混、钢材等）要充分考虑到材料的使用环境与供应要求，项目现 场负责人应提前做好材料需求计划并与供货商到施工现场与施工技术人员进行技术性交 底，以免造成供货条件或环境不能及时供货。 3、零星材料计划由项目技术员及时提出，填写《零星材料采购明细表》经项目经理签 字、核实交由材料员进行询价采购。 精品文档 精品文档 4 、对临时急需材料，采购员提出计划，项目经理签字批准后采购，严禁材料人员擅自 采购无计划材料。 5、材料员在做材料计划工作，应在工程签订合同后根据施工图纸、效果图等拿出主要 材料品类，并根据拿出的材料品类开始组织询价及供应商的考察咨询（主要目的是在第 一时间开始材料工作，避免工期紧张造成材料供应不及时）。 第三条、材料询价、定价程序 1、材料员在收到项目部提出的材料计划单后视工程部位需要缓、急一周内完成材料的 询价工作，填写《材料采购比价单》 ( 附 2 至 3 家材料供应商的明细报价 , 联系人、联 系电话、供应商名称、地址等报价单须盖供应单位公章 ) ，《材料采购比价单》经由项 目预算人员进行预算对比各相关人员进行意见交流，得以统一建议同意采购后，由项目 经理审核批准，再进行材料的合同签订及采购工作。 2、对大宗材料的询价、定价、采购，由项目部组织采取公开招标或议标的方式，确定 供应商洽商合同，经项目经理审核后方可采购。 3、对小型材料、设备的询价、定价、采购，由采购部自行询价报项目部审核，由材料 员进行采购。采购时必须注明采购地点、供应商名称、联系人、联系电话（确保信息准 确）出现材料组织困难应及时向项目经理汇报。 第四条、材料采购程序 1、材料员根据项目经理审批的《材料采购比价单》的情况及时签订采购合同，采购员 按项目使用材料的时间、数量组织材料进场；材料员直接联系供料商，要求供货商按要 求供货。 2、材料员负责对材料的出入库进行全程管理，并根据工程的进展情况及时与供应商联 系，确保材料供应顺利进行。 第五条、合同签订 1、零星材料、办公用品采购，原则上可以不签订合同，项目部填写备案说明，项目经 理签字后交采购员采购。 3、金额较大的物质采购应签合同（如租房、零星工程）。 第六条、材料款付款程 序 1、主要材料拨款，材料员根据实际进场材料情况填写《材料拨款申请单》（此单据由 财务部编制），经项目经理与财务部进行审批，作为付款依据。 精品文档 精品文档 2、材料进场后由财务部按合同签订的付款比例及付款方式进行材料款的拨付，财务部 在付款前需与材料供应商和财务会计核对进场材料数量，核实无误后由采购部填写《内 部付款通知单》（此单据由财务部编制），经财务部、项目经理批准后办理付款。 3、对于公司指定的长期合作的小型材料（指成批量的零星材料）供应商，原则上不必 签合同，但供应商必须提供该批材料的生产厂家、品牌及单价并附供应商的资质