中小企业使用免费信息系统进行预算控制浅析.docxVIP

PAGE PAGE # 中小企业使用免费信息系统进行预算控制浅析 中小企业使用免费信息系统进行预算控制浅析 董钦 摘要：预算管理是财务管理的重要方面，亦是企业进行经营分析、战略分解 的重要前提，本文根据笔者的实际工作经验，通过运用免费的信息化系统钉钉, 实现中小企业的预算控制，为中小企业及信息化建设薄弱企业的预算控制提供解 决方案，为中小企业实现战略管理与预算管理提供思路，具有较为普遍的应用价 值，可为企业财务管理者提供参考。 关键词：中小企业;信息化管理;预算管理 预算控制是财务管理的重要方面，亦是企业进行经营分析、战略分解的重要 前提，在集团级的业务财务一体化管控中，预算管理是企业进行全面管理的支柱 之一，也是企业进行信息化建设的重要一环。目前市面的信息化服务供应商种类 繁多，钉钉因为其免费性与开放性，在0A系统中脱颖而出，众多企业运用此款 软件进行办公流程化管理，而经过一些人工的简单设定与管理，此软件亦可以用 于对中小企业进行预算管理，不增加成本，就可以提高战略管理水平与预算控制 能力。笔者根据自己的工作实际经验，对中小企业运用钉钉进行预算控制进行浅 显阐述。 一、信息化预算控制的意义 于增彪等对于中国企业的预算管理研究较早，其研究认为预算控制与财务会 计、非财务指标、企业战略、激励制度等均高度相关，企业按照层级、单位或个 人执行的各类非预算或预算指标均与预算管理“捆绑在一起“，是管理信息系统 建设的重要方面；［1］张素会认为基于信息化的预算管理有助于转变对全面预算 管理的认识，能够有效地将全面预算管理与企业战略相结合，能够建立起企业战 略与全面预算管理的互动，能够产品生命周期管理与预算管理相结合；［2］帅银琼 认为全面预算管理系统和0A审批流程、财务、人事系统等的结合，在企业内部 形成的系统互联模式，给企业构建了虚拟财务共享中心，实现了各部门、各环节 数据的共享，促使企业实施预算动态控制，大大提高了预算的灵活性。［3］ 目前学术界对于结合信息化与预算控制的相关研究较多，基本都已经指出了 结合信息化的预算控制对于企业管理的意义，但是大多研究基于企业自主开发或 与其他集团化管控系统并行的财务信息化系统，对于中小企业来说，开发成本较 高、应用复杂。笔者根据自己的^际工作经验，采用钉钉系统，以零成本的模式 为信息化建设薄弱的中小企业引入预算控制，具有一定的创新意义。 二、中小企业面临的预算控制问题 部分中小企业在发展过程中缺乏完善的预算控制方案，而这部分企业运用信 息化较晚或完全没有信息化建设，因此在企业发展的过程中可能会出现以下问题: （一）没有预算控制，以事后报销为主 企业中很多项目没有提报预算，即使提报，也是纸质单据的预算单，没有专 人进行汇总与统计，财务在后续付款过程中对预算只做领导签字的审核，因此无 法形成预算体系，相应地也无法进行预算控制，也不能对企业管理产生实际的作 用。 （二）没有信息化流程，以人员口头交代为主 对于中小企业来说，一般都会有报箱流程，但是这种报销流程因为没有使用 信息化系统，随意性较大;随着业务的发展，部分流程也不能满足业务的实际需 求;在实际工作工程中，变化过的工作流程都是通过口头交代，新进人员无法学 习，好的工作经验也无法传承;在长期来看，没有信息化流程就没有预算的基础， 也就无法形成较好的预算控制体系。 （三）没有基础数据，无法形成预算控制的基础 如上两种因素的存在，财务数据的汇总收集以月末、季度末、年末为主，具 有较大的滞后性，全部数据均为事后数据，无法对财务管理形成事前控制;所有 数据均为人工汇总单据进行统计，因此导致效率低下、出错率较高且实时汇总困 难；因为没有事前控制，无法形成有关于预算的基础数据，也不能就此设定预算 控制与其他管理的指标，更无法设定部门与个人的KPI,也就无法形成预算控制 的基础。 （四）预算控制不合理，不能体现公司战略 实现企业的总体发展战略，需要通过预算管理工作，安排企业经营和投资等 活动，规范企业预算管理的风险。［4］中小企业普遍存在战略不清晰的情况，即 使公司高层提出了较为合理的发展战略，从财务管理角度来看，因为没有明确的 预算控制约束和基于预算控制下的战略指标分解体系，因此难以在实际工作过程 中体现出公司战略。 三、运用钉钉进行预算控制的解决方案 针对上述中小企业的情况，通过采用钉钉系统，可以简单地进行一定程度的 预算控制，并且这类功能目前免费，结合企业人工参与的后台统计与分析，即可 实现中小企业的预算控制体系，这里以笔者参与的某集团企业下属的ZH建筑企 业为例就行说明。 （-）进行调研，梳理财务管理流程 主要对企业已经存在的纸质、线下流程进行梳理，了解企业在已有的财务管 理中涉及到预算与报销的内容。 在ZH建筑，可以将以往的流程划分为两大类，