公司文书及档案管理制度.docx

文 书 档 案 管 理 办 法 根据公司发展的新形势以及新形势对文书档案工作的新要求，在二 00 二年版《文书档案管理 制度》和《文书档案查（借阅）规定》的基础上，结合当前机构人员设置等因素，为做好文书档案 工作，为生产经营工作更好地服务，特制定《公司文书档案管理办法》。 第一章 文印室管理规定 第二条 公司的文件， 有打印必要时方予打印。 内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文 件，一般不予打印。 第三条 公司发文， 需由起草人定稿抄正， 经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。 一般 文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁 办公室主任同意后办理。 第四条 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作。 第五条 文印室工作人员应认真做好本职工作， 按时完成任务。 对收到的文件资料， 应及时给 有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。 第六条 文印室人员应树立严格的保密观念， 不得随意将打印、 复印或传真资料中有关商业秘 密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得载留任何文件。 第七条 文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属 业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一列行政开支。 第二章 文件收发规定 第一条 公司的文件由办公室负责起草和审核， 公司总经理签发； 公司各部门的文件由各部门 负责起草，办公室审核，总经理签发。 第二条 文件签发后， 送办公室统一安排打字， 打印后送回起草部门校对， 校对无误方能复印 盖章。 第三条 文件和原稿，由办公室分类归档、保存备查。 第四条 属于秘密的文件，按保密制度办理。 第五条 文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、 部门、接件人等事项 登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。 第六条 外来的文件由办公室专人负责签收， 收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门， 送。 并分类登记。 由办公室主任提出处理意见后， 签 不得积压迟误； 属急件的， 应在接件后即时报 第七条 第三章 第一条 第二条 传阅文件由办公室专人负责收回， 对领导指示的文件， 办公室应及时组织传达和落实。 公司报刊邮件函电收发制度 全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发。 外发函电要求。 1． 各部门因公需外发函、 电， 经办人员应于每天下午××点以前将函件、 电报底稿送到收发室， 另填写挂号、平信、电报外发登记表。 2．每天下午××点以前，公司收发室应将当日外发函、电清点，累计送交邮局寄发。 第三条 外来邮件管理 1．外来邮件一律公司收发室签收分发。 2．凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。 3．一般公启函、电和公司内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。 4．私人不明平信一律放到（信架）信袋内，由个人自取。 5．不论公私邮件，收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误；对国外来函应 检查封口、邮戳，如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映查明原由。 6．凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室 领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款收发室概不负责。 第四条 报刊收发 （1）收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并 要求补缺退任。 （2）收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发、不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为 ××小时，任何人不得进入收发室。 第四章 公司文件管理规定 （一）总则 第一条 为减少发文数量， 提高办文速度和发文质量， 充分发挥文件在各项工作中的指导作用， 特制订本制度。 第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各 种文件、资料。 第三条 按照党政分工的原则， 全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办 （以下简称两办） 归 口管理。 （二）收