5S管理办公电脑文件管理.docVIP

PAGE 1 5S管理-办公电脑文件管理 我们为什要做5s，仅仅是打扫卫生？当然不是，那些都是表面的功夫。5s根本目的是规范管理，提高效率，减少浪费。所以不光是一线，全体行政部门也一样持续推进5s，先从基本的车间整理，文档整理开始。 OEM总经理王海岗 为进一步提高办公效率，减少工作遗漏、差错。公司（也是Rocky）要求所有办公人员对责任文档、邮箱进行有条理的归类整理，可通过分类文件夹、标注等方式整理。 目标：能最快的速度找到需要的文件、邮件、材料等。 第一步：整理：（没有标识的产品，属于不合格产品）删除没用或可要可不要的文件。　　1、按访问日期排列文件，将两个月以上或时间远久的文件删掉或刻盘保存，做时间记录。纸质文档亦同。　　2、对不知什么内容,无注明,无意义内容的文件，删除。无效的邮件，系统产生的通知邮件，广告邮件毫不犹豫的删除。 3、常用的文件放在办工桌上不常用的文件按期归档 图例： 2 第二步：整顿：将各类文件进行归类存放，类别，先大类在小类，按类规则选取。　　1、归类与删除。分清文件类型归放地。去除修改前相同的备份文件。　　2、名称定义清晰，盘名、文件夹名取名应“见名知义”，频繁使用应建立特殊图标以示区别。　　3、区分常用与不常用，常用的文件应放在显著的地方，不应放在深层文件夹中更不可放到压缩包中。　　4、邮件目录资料建立树状文档，便于管理和高效查找。　 图例： 3 第三步：清扫：借助360安全卫士等第三方软件，定时定期对程序文件夹、桌面、系统等文件垃圾完成清理。　　为减少系统C盘程序运行产生文件垃圾，提高运行效率。软件的安装：　　1、与操作系统有非常密切联系的软件，直接安装在系统盘的ProgramFiles文件夹，其他的软件均可安装在其他盘的ProgramFiles文件夹（如D：），尽量系统盘保持清洁的系统。　　2、易生成文件碎片和有有保留记录的软件，同上装在其他盘上。如D盘的ProgramFiles文件夹。　　3、桌面整洁，分类存放小图标，使电脑桌面仅留三五个图标变得整洁美丽。 4、桌面程序尽量使用快捷图标，文件夹也使用快捷图标（根目录一定是在除了C盘以意外的工作盘）。 5、仅设立一个与程序链接，无需在桌面、开始菜单、快速启动栏中三方或两方重复出现。程序快捷图标存放可以这样安放，不常用但不能少的快捷图标可以放在开始菜单里，常用的快捷图标可以放在桌面，常用需启动快捷图标放在快速启动栏中但安装量保持三四个不可多。 图例： 第四步清洁：保持清扫效果。　　除了定期整理文件外，养成三种文件随时删除习惯。　　1、修改文章前无定稿的文件。若需备份可放在备份盘或者如金山快盘，百度云盘等网盘上。　　2、解压文件解压后及时删除压缩包。若需保存做好标注可开辟专门文件夹存放。　　3、下载的文件，指定下载存放文件夹中的分类文件夹。如在迅雷下载文件夹中建立分类文件夹。邮箱中OA提醒通知。 4、邮箱签名规范　　总之，清保洁就是不要随便存放文件，做到不要的文件随时删。 图例： 5 第五步素养： 1、整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁成养一种天长日久习惯， 2、做文档时候常用ctrl+s，养成随时保存文档的习惯 3、使用正确商务签名，不使用艺术签名，个性签名等 例： NO: 　最后，通过5s不在为桌面办公管理而烦恼，成为下意识动作，不在是心理的一种负担，素养自然就提高。做一事件并不难，难得是天天做一件重复的事。所以，天才就是天天重复做一件事。 HR陈胜超编发