文件和档案管理制度.docx

文件档案管理制度 1 目的 为规范安全管理体系文件的管理， 对包括职业健康安全在内的管理体系运行 中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节 / 场所使用的文件具有统 一性、 完整性、 正确性和有效性， 与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本 文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效 运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2 范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定 了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的 综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3 职责 3.1 各过程管理部门职责： 3.1.1 负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3 负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4 负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5 负责文件更改内容等。 3.2 生产部职责： 3.2.1 负责管理手册的编制。 3.2.2 负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3 各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4 各部门负责本部门记录的建立与管理。 4 程序内容 4.1 确定文件种类 4.1.1 为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文 件、综合管理体系文件。 4.1.2 外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和 标准（见法律法规的识别与评价程序） ；上级部门下发的通知、要求、规定和办 法；相关方的期望和要求。 4.1.3 综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b. 实现方针、目标和指标的策划； c. 控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4 资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/ 评价/ 统计数据（如 OSHA统计分析数据） ； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c. 建设 （工程） 项目可行性研究报告、 HSE预评价报告、 设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e. 专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f. 化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g. 危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i. 供应商和承包商档案； j. 作业许可证等； k. 其他资料。 4.2 提出文件的编制和修改需求 4.2.1 公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利， 但是必须向过程负责人提 出申请。 4.2.2 过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3 指定编写人 4.3.1 如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。 4.3.2 管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、 规定、表格）由过程负责人负责组织编制； 4.4 进行编写 4.4.1 按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容： a. 目的：明确编制本文件要达到的目的 b. 范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围 c. 定义：需要对使用人解释的术语或词汇 d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门 e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限 f. 相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件 g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录 h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录 i. 文件概要/ 流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图 4.4.2 文件的编号按如下要求： □□—□□ —□□ □□ / □□ 记录编号 文件顺序号 文件层别号 文件类别（ AQ） 公司代号 JP 其中：序号为阿拉伯数字，如： 01， 02， 03 ,,, 等； 文件类别为： 管理手册用 01 标识，程序文件用 02 标识，公司级管理性制 度用 03 标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部 用 QG标识。 例子： 文件编号： JP-AQ-0201 《法律法规标准规范管理程序》 表格编号：编号 JPL-AQ-0201/01 （适用法律法规标准和其他要求清单） ，其 中 01 表示对应程序的第一张记录。 所有文件（包括表格