房地产公司工程文档管理制度.docx

工程部文档管理制度 目 录 序号 名称 1 总则 2 工程档案管理制度 3 工程文件收发及管理制度 4 档案部门职责 5 声像档案管理办法 6 档案、资料、图书借阅制度 7 设计修改通知单、工程联系单管理规定 8 工程竣工图编制管理规定 1． 总则 1.1 为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格 率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》 （ GBT/50328-2001 ）的要求，特制定本制度。 1.2 基本建设工程档案资料是指在整个建设项目 ,从酝酿、 决策到建成 投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料 ,包括项目的提出、 调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试 运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、 声像材料和其它载体的材料。 1.3 基本建设工程档案资料是企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工 和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》 做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责， 对自己负责的项目所形成的、 具有保存价值的文件材料， 卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。 2 工程档案管理制度 ，各级人员 各级人员应 认真做好立 2.1 档案资料管理 2.1.1 工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过 程管理并与工程建设同步。 档案资料室集中统一管理本工程全过程的 技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行 监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。 2.1.2 为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员， 为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护 设施和办公设备。 2.1.3 工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各 有关部门和单位指定专人办进领用手续。 2.1.4 购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按 计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准 的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。 2． 2 归档文件的质量规定 2.2.1 凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合 规定的亲笔签名， 有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档， 签字 方不能用副本或复印件归档） 。 2.2.2 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、 设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用 70g 以上的 白色书写材料书写并原件 （如表式为复印件， 数据虽用合格材料书写 也不能作为原件； 验收签证单中的各方人员必须签名齐全， 不能以盖 章或打印件代替签名）归档。 2.2.3 调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件， 不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。 2.2.4 主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件 （不能用复印件） 归档。 2.2.5 书写规定 A） 书写字迹工整，图样清晰。 B） 书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。 C ）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件 编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。 2.2.6 书写材料的大小尺寸应规范 ,装订边空白间距应为 25mm ， 装订 边空白间隙内不能进行书写和留有信息。 3 工程文件收发及管理规定 为加强工程文件收发管理， 理顺传递关系， 并按工程进度作好工程文 件的提供利用，特制定本制度。 3.1 工程文件接收 3.1.1 各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料） 由档案资料室统一接收； 3.1.2 工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的 工程文件，一律交档案资料室。 3.1.3 档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量 检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。 3.1.4 档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和 分类帐（簿式台帐和电子台帐） ，并能利用计算机进行各类工程文件 的查询检索。 3.1.6 登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后， 应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。 3.1.7 对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真 执行密级文件资料的借阅规定。