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高校二级学院办公室工作效能影响因素及提高对策分析 摘要：高校二级学院办公室是学院和学校连接必不可少的中间单位。对办公室治理理念和职能定位不清楚， 办公室工作制度不健全，治理人员职业倦怠以及办公自 化设备落后都严峻影响了二级学院办公室的工作效率。 应当通过更新治理理念，明确职能和定位；建立健全制度；加强治理体制的更新；充分调 工作人员的工作热忱； 提高自身素养；逐步实现办公自 化等途径，使其更高效地发挥职能作用。 关键词 ：二级学院办公室；工作效率；职能作用 0 引言 在当今社会形势下，高校建设的飞速进展，治理层面上的不断改革，尤其是学院制度建设工作的开展导致各 级各类高校的治理重点也有所偏移，同时附属的高校二级学院办公室的工作也随之增多，二级学院办公室的工作 涉及层面广，学校教学、科研以及行政治理等方面的工作都需要在二级学院的帮助下才能得到充分地落实，二级 学院的工作效果对学院来说甚至对高校的整风光貌和具体的工作实施都有着至关重要的作用。研究如何提高二 级学院办公室工作效率，使其更高效地发挥职能作用，对于促进高教事业的稳定、和谐、健康进展，具有十分重要 的意义。 1 二级学院办公室的职能 我国各个高校的办公室职能是不同的。院(系)办公室的一般职能主要包括协助职能、协调职能和服务职能。 1.1 协助职能 院办公室作为参谋、助手，为本部 门领导出谋划策，帮助处理日常事务，同时，按照其他职能部门指示，处理 跟本院有关的各项行政事务。第一，为领导出谋划策，帮助处理日常事务。院领导在制定决策的时候，都会不同程 度征求办公室的意见，办公室要做一个好“智囊”、好“参谋”，为领导决策能够提供切实可行的建议，并拿出可行性 方案。另外，学院的日常事务十分繁杂，对于那些领导不能够亲力亲为的工作，院办公室要专注协助处理，比如教 学、科研、财务、会务、接待、信印、文件盒报刊收发、电话往来、工作部署、对外宣传等等。第二，依照各职能部门 指示，处理跟本院有关的各项行政职务。院办公室是一个高校当中处于中枢地位的机构，跟整个学校各个职能部 门都会有定期或不定期的业务往来。如按照人事部门的要求，每月按时汇报考勤，协助教务治理部门做好各项教 学工作的部署，协助科研治理部门做好科研治理辅助工作，依照财务制度处理财务事务，为学生治理部门提供各 种资料、数据的支撑，按照资产治理办公室的要求清查固定资产，协助保卫部门做好本部 门安全防爆工作等等。 可以说无论学校里哪个部门有需要教学单位来完成的工作，他们都会最先找到院办公室的人员进行传达或布置。 1.2 协调职能 协调是院办公室的日常工作之一，院办公室不仅是要协调本部 门内部之间的各种关系，还要协调与其他部门 的关系。协调的内容可以说包罗万象，除了人、财、物方面的，还有各种事项的协调，比如教学打算的制定实施、 科研工作的顺利开展、重要会议的召开、学院各项活 的开展等等，都需要院办公室的协调。当然，在协调工作开 展期间，很可能院领导也要参加其中，办公室在协调时要按照领导意图办事，还要听取被协调方的意见，按照原 则和规定办事，讲求方式方法，通过协调职能的履行，可以促进各部门工作的展开，能够最大限度的发挥部门职 能。 1.3 服务职能 服务职能对于院办公室来说可以说尤为关键。院办公室为领导、师生、教辅人员以及校外来访人员服务，为 他们提供帮助、排忧解难的过程。作为院办公室人员，要时刻秉着为人民服务的基本原则，增加服务意识，不怕辛 苦，热心、周到地为大家服务。 2 影响二级学院办公室工作效率的因素 2.1 治理理念落后，职能定位不清楚 2.1.1 治理理念与学院的进展不相适应 当前，高等教育进展已经从依靠规模扩张的外延进展向注重质量提高的内涵进展转变，这一阶段的特点是通 过加强治理。学院办公室要把以人为本的治理理念，服务于教师、学生，格外是在学校和二级学院的高速进展时 期，原先的治理理念开始落后，适合学院进展的新的治理理念开始跟进。 2.1.2 办公室的职能定位不准确 学院办公室主要包括协助、协调、服务三个方面的职能。虽然只是简洁的三个词语，但是治理工作的内容却 可以是包罗万象的，几乎涉及到了可能想到的系里日常治理工作的方方面面。但是很多学院对办公室职能的定位 是不够准确的。比如，从系办公室治理人员的业绩考核工作来看，考核的内容并不够全面。很多学院将学院办公 室治理人员的年度考