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管理核心能力专文——时间管理 第 PAGE \* Arabic 5 页 管理核心能力專文-時間管理 ◎白崇賢 壹、時間管理的重要性： 人生列車不賣回頭票，過往的歲月，任憑拿多少金錢也無力換回，所以珍惜生命，更當要看重時間管理。 　　　　有人常會不經意地感嘆，面對工作我壓力好大哦，其實壓力的背後絕大部份是因為無法有效掌握時間的因素所造成，因為人生猶如一盤棋，坐在對面跟您下棋的正是「時間」。 　　　　談到時間管理就不能不正視「時間」具有的三大特質，第一、時間無法用其他東西「替代」；第二、時間不能「增減」，富翁與窮人每天都是24小時；第三、時間無法「儲存」，無法像錄影帶，先將節目預錄，再找時間播放，所以時間更必須進行有效的管理，才能發揮其真正的效率和效益應無疑義。 ? 貳、時間管理的精義： 　　　　其實「時間管理」的精義，如將英文字“TIME”加以拆開定義，則更為清晰。因為 第一、時間管理需要「目標（TARGET）」的設定和導引：如年度工作計劃目標、月度工作計劃目標、本週工作計劃目標、本日工作計劃目標和本日每小時之工作計劃目標的預先規劃和細分設定，才能引領時間的主人去做好每一件事情，包括接聽電話、訪客、出差、會議、懇談、休閒、運動和公務處理的每一個環節。過去在農業社會時代，我們可以說：「一日之計在於晨」；但處在今天高度追求快速變化的科技時代，我們更應該強調「一日之計在於昨夜」的道理，也就是當我們面對每項工作目標時，我們必須加上週詳的計劃，才能使各項工作之進行，更具有節奏感、挑戰性和績效性。 第二、時間管理必須善用一些節省時間之工具（Tool）：如簡報時以投影片（P.P.T.）代替寫白板的時間；以E-mail代替人工公文傳輸；以飛機代替火車或汽車作為交通工具；以快遞代替平信郵寄時間等。 第三、時間管理需要思考（Thinking）和計劃：亦即在處理任何事情之前先須以5W2H構思計劃，想一想要做什麼（Know-What）；由誰來做（Know-Who）；什麼時間做（Know-When）；從什麼部門或地方開始做（Know-Where）；然後再用為什麼（Know-Why）來進行針對上述What、Who、When、Where等項目之How much（多少預算）和How to do （細部執行計劃或操作規範），必將大大避免可能因做錯而重來的返工時間。 第四、時間管理需要改善和創新（IMPROVE MENT INNOVATION）：通過每天工作記錄表，以每30分鐘為一節進行記錄，然後在每週進行一次當週耗用時間數及用途（如開會、聽電話、訪客、工作….等）的統計分析，再依耗用工時總計排行表，您當可發現很多工作似乎可以省略或找部屬代理或可授權他人處理，或可同步處理才會更具有效率和效益，然而我們卻因忙碌疏於規劃而盲幹！ 第五、時間管理需要方法（METHODS）:例如將自己的工作依「重要性」和「急迫性」加以分析和排序，學會20：80「抓大放小」的法則，當能找出有些工作是屬於：1.重要而急的，應自行優先處理；有些工作是屬於重要而不急的，則可列次要順序或授權處理；有些是急而不重要，則應交辦他人處理；有些則是不急不重要，則應予以排除不做。 第六、時間管理需要效率及效益（Efficiency Effect）：例如地面上有100張美金鈔票，其中98張是一塊錢，而2張是一百塊的，那麼為了追求效益，我們應該先撿拾那2張100元的美金，而不應拚死拚活地去撿拾散落大地的98張1元的美鈔。然而時間管理有時要活用「同步處理原則」，才能出現更好「效率」，例如，謝東閔先生過去在他擔任省府主席之時，每週有一次要上台北參加國民黨的中常會，他都會利用從老家「二水」搭乘自強號列車，並同時買二張票，預留一個位置給鐵路沿線的縣市長，並通過秘書事先告知各縣長列車班次，等到火車由「二水」進入「彰化站」時，彰化縣長依座次號碼上車坐在主席對面交談公務；等火車開入「台中站」時，彰化縣長下，台中市長上；到「豐原站時」，台中縣長上，台中市長下；到了「苗栗站」時，台中縣長下，苗栗縣長上；到「新竹站」時，苗栗縣長下，新竹市長上，並依序展開公務商談之旅，等火車進入「台北站」時，台北縣長與謝主席同步下車。這樣搭火車之旅，一路上謝主席一則聽取縣市長建言；二則交待省府任務，使鐵路沿線各地方首長都有機會與主席面對面交流，而整個時間只用了二個多小時，謝主席真的非常具有時間「效率」。 參、時間管理的策略 日本策略大師大前研一曾倡言：「策略」比「努力」更重要的道理，當然，時間管理也不能例外。大凡策略（Strategy）的內涵應至少包含「原則」與「方法」兩項，亦即1.方向2.時機3.程度（核心能力）等要件的掌控。所以時間管理便需要有明確的目標（Objective）作為依循「方向」；更要具有5W2H1E的可行計劃（P