采购管理教学第13讲订货交付与物流管理.pptx

第13讲 订货流程管理Order Process Management13.1 订货流程（Order Process）13.2 采购订单（Purchasing Order）13.3 交货物流 (Delivery Logistics)13.4 付款结算（Payment）13.5 程序改进（Procedure Improving ）13.1 订货流程 Order Process订货流程（订单履行流程）：1.准备并发送采购订单2.订单跟踪或催货3.货物装卸和运输4.货物接受及检验5.结清发票并支付货款6.监管及绩效记录订单处理后期采购货物交付订货流程的信息流、物流、资金流订货信息流：1 库存或生产部门将购货请求发到采购部；2 采购部向供应商发出采购订单；3 将采购通知发给收货部门；4 将采购通知发给应付款处理部门物流： 5 供应商将货物运输或发给收货部门；资金信息流：6 收到发票；7 收货通知发付款部门；8 通知出纳付款资金流： 9 出纳将支票发给供应商1.准备并发送采购订单1.请购确认。确认需求：买什么，买多少，何时买，谁决定？制定需求说明：品质、包装、售后服务、运输、检验及退回处理方式等；审核请购单：编号、申请部门、日期；物品名称、规格型号、数量、估价、用途、需求日期、备注（结算及资金来源）；申请人，申请部门、经理批准人。2.采购订单准备。制作订单；订单审批（approval）；订单发送。3.供应商签订采购订单。供应商接收采购订单；签字确认；执行订单。2、订单跟踪与催货采购订单发给供应商后，采购方会进行跟踪后订单催货，一般在订单发出的同时确定合适的跟踪接触日。跟踪：对订单所做的例行追踪以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺，及时了解质量、进度或发运方面的问题，以便采取相应的行动。跟踪方式：走访、电话询问、发送跟踪单、互联网通讯、供应商主动报告进度等。催货：对供应商施加压力以使其履行最初做出的发运承诺、提前发运货物或加快已经延误的订单的货物发运。催货活动只是订单的一小部分，一般只在现货订购、物资匮乏的订货时，催货活动确实有意义。3、组织运输在采购周期中，本阶段主要包括采购需求的实物转移过程。选择承运人货物装配组织运输过程传送单据：物料核发单（货单）：由供应商提供给采购方，表明物料已经发出的凭证，货单上载明所发运货物的有关信息物料装箱单：是由供应商提供的，详细记载了所运输货物的内容，其中包括了运输产品的描述和数量，买方收到货物时装箱单是重要的参考依据，装箱单与核发单的物料数量应该一致。提单：提单主要表明承运人的责任，承运人利用提单来记录交到工厂的货物数量。提单有利于保护承运人避免不合理行为的指控。4、货物接收及检验（1）接收流程：正确接收有重要意义，许多企业货物接收集中于一个部门，收货部门与采购部门关系密切。但在JIT库存管理系统中，已经获得认证的供应商的物料免除接受和检查这两道程序，并且直接送往使用部门。货物接收的目的：确认以往发出的订单采购的货物已经到达；检查到达的货物是否完好无损；确保收到所订购的货物数量；确认将货物应该送往侠义目的地（储存、检验或使用）；确保有关手续或文件已经登记或送交有关人员。接收的方式：收货部门填写采购单副本中的数量、使用可传递的专门的收货单。接受货物的过程应该通过利用条形码技术进行收货并入库。（2）货物验收：检查的重点内容：辨认厂商和物料名称，查验货物是否短缺（发运数量不足或运输中的丢失）；物料损毁等质量问题（当质量无法确保时，就会进行进货检查），确定运交日期，通知有关单位验收结果。减少或消除检查：采购商的想尽可能减少或消除对收货的检查环节。设计阶段的质量、供应流程中的质量、JIT生产环境下的质量保证。验收不符与退货处理。数量与合约不符；运输耗损的处理；拒收物料的退回；违约罚款的催收；特采或特别认可。收货误差报告。5、结清发票和支付货款货款结算是整个采购业务过程中至关重要的环节，能否按时支付货款时供应商最关心的问题，也是采购方的信誉所在。供应商在交货验收合格后，随即开具发票，收货方及时履行付款义务。付款时采购方应该核查订单、发票、仓库收料单的一致性，财务部门审核采购核销的单证，审核无误后才能付清货款6、更新记录和关系维持把与订单有关的单据、文件副本进行组织和归档，并把采购部门想保存的信息转化为相关的记录。前者主要是一种例行公事，后者则涉及对保存什么样的记录以及保存多久进行判断。要保存的记录有以下几种：采购订单目标采购定案卷宗关系维护记录：对供应商交付绩效进行总结评定并记录备册在案。13.2 采购订单 （Purchasing Order，PO）供货合同与采购订单：在选择供应商、签订合同后签发采购订单。采购部门应在采购合同框架内拟定采购订单，采购订单与采购合同有同样的法律效力。供应商收到采购订单正本和一份