日常采购流程及管理制度.docx

日常采购流程及管理制度 日常选购流程及管理制度第一章、总那么第一条、日常选购分类办公用品、办公家具、礼品物料、修理配件、工具〔汽修、日常设备家具损耗修理〕、厨房用品〔设备、工具、食材调料等〕广告物料。其次条、日常选购职责办公用品、办公家具、礼品物料、修理配件、工具〔汽修、日常设备家具损耗修理〕、厨房用品〔设备、工具、食材调料等〕选购均由人力行政部负责；广告物料选购由招标选购部负责。第三条、日常选购定义办公用品：指本公司日常工作中所用法的帮助用品。办公家具：工作中为办公者或工作便利而装备的用具。礼品物料：指公司赐予客户赠送的物品。广告物料：指在投放广告时所需要或所消耗的材料。其次章、日常选购工作流程及管理制度第一条、日常选购要求申请人员依据需求提出日常物品需求后，依据详细用法要求确认选购〔例如产品的型号、技术参数、材质、用处、到货日期等〕。需求的部门 OA填写《物品申请单》列明事由、名称、规格型号、数量，审批通过，选购人员多方询价比对，填写购置单，注明选购物品的详细价格、品牌及到货日期等信息，选购人员严格按方案选购，未经审批不予选购。其次条、供给商的开发及管理1、供给商开发①通过多方信息渠道搜集相关供给商资料，至少查找3家〔或以上〕的供给商；电话或、旺旺与这些供给商进展初步的沟通，索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄样品以供测试；②初步比价后找相对适宜的3家〔或以上〕作本质性沟通〔对用量大或重要的物料必要时需进展实物考核综合评估〕，通过价格、性能、效劳等相关方面的因素形成《询价比照表》，并依此作为选用供给商根据；③各项考察合格后可进展初步合作，打样、小批量选购等；④跟踪样品到货及用法状况；⑤初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供给商，如仍存在问题要求其限期改善，直至到达我方的标准；⑥凡常常性用法，且用法量较常见的物料，选购部门应事先选定合格供给商，议定长期供给价格进展供给。2、供给商管理：①在选购过程中准时录入《供给商选购联络单》；在双方互相信任的条件下，可建立长期合作关系，从而到达降低本钱，进步工作效率的目的。②定期〔每季度〕对全部供给商在品质掌握、价格、效劳等多方面进展评估；③按评估结果对供给商进展分类〔分A、B、C、三级〕：A类为优秀，B类为合格，C类为不合格；④对A类供给商保持良好的和作关系；对B类供给商要加强沟通；对C类供给商予以取消，终止合作关系。选购人员应定期〔每季度〕对全部供给商在品质掌握、价格、效劳等多方面进展评估，市场调研，依据同行业价格进展参考、比对，发觉问题准时调整或换供货商。⑤依据物料选购的详细状况与供给商谈产品价格与付款周期〔日常零星临时选购可随时付款，长期合作供货商可按周/月结付〕。第三条、日常选购作业留意事项〔一〕选购经办人员接到通过审批〔个别申请存在纸质版〕“用品申请单〞后应依选购物料用法时间的缓急，并参考市场行情及过去选购记录或供给商供应的资料，需精选三家以上的供给商进展产品的书面比价，经分析后进展议价，议价结果填写至“用品申请单〞价格表内，需附三家〔或以上〕的书面询价比照表，填写完成后请选购经办人部门总监审批，超出公共与职能汇编制度金额1000元审批至总经理。需审批至总经理。〔二〕选购过程中，全部选购物料，都应汇总到《选购工作进度表》，以便跟进交货进度和日后查阅。〔三〕物料到公司由选购经办人签收并准时确认数量与质量。〔四〕选购物料验收后，选购经办人持购货发票或收据到人力行政部办理入库手续，由资产管理员验收并开出入库单〔入库单必需注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用处签字〕。选购物品必需当天入库，如特别缘由未能入库的，选购人负责对未入库的物品做好安置及保管工作，遗失或损坏由选购人负责赔偿。第四条、选购作业流程第五条、日常选购报销流程入库单必需通过选购经办人、仓库管理员签字后，方可填写报销单，报销单后附购货发票〔合规发票〕、用品申请单、入库单才可进展报销流程〔报销流程由选购经办人部门总监签字，财务总监签字，超过2000元需总经理签字。随后到财务部办理报销手续〕。第六条、日常选购借款留意事项：假如备用金额缺乏购置产品，选购经办人员必需凭有部门总监和财务总监签字的借款单向财务部借款，超出2000元借款需审批至总经理。第七条、选购工作整理〔一〕寻价表〔附表一〕：整理过程中全部理解的信息；〔二〕选购工作进度表〔附表二〕：理解发票与付款信息，跟踪订单的付款及发票到司状况，并准时做好记录；〔三〕供给商选购联络单〔附表三〕：供给商的详细信息、供货状况、效劳状况汇总；〔四〕选购合同及相关单据：准时汇总到选购工作进度表中，并按月份进展整理。第八条、选购部门留意事项：1、在批量购置时肯定要先明