文件控制制度.docx

文 件 控 制 制 度 ........................................ 精品资料 编 号： BSY- 题目： 文件控制管理 RR(2015)-02 制度 批准/ 日期 审核/ 日期 起草/ 日期 文件控制管理制度 1 目的 发 布 部 门 页 RSXZ 1/5 生效日期 2015 月 1 日 数 年 5 新 版 本 号 原版本号 V1.0 建立一套统一的文件管理体系，对文件、资料 的编写、统计、发放、更改、保管和报废等过程进行 有效控制，从而指导系统相关人员按照正确的规程作 业，促进整个管理体系的顺利运作。 本管理制度依据 GBT/19001:2008-ISO9001:2008 制订。 2 适用范围 适用于本单位质量方针、质量目标、质量手册、 程序文件、作业指导书、表格、图标及经识别的外来 文件管理。 3 定义 ........................................ 精品资料 3.1 质量手册：本规定本组织质量管理体系的文件。 3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定程 序的文件。 3.3 作业指导书：为协助程序文件达成所推展制订的 指引文件。 3.4 表格：为证明系统执行有效之记录。 3.5 外来文件：非本单位制订，但直接支持质量管理 体系的文件。 3.6 受控文件：按照发放范围登记、分发，并能保证 收回的文件。 3.7 非受控文件：所有作为参考使用的文件，并不受 发放、更新及作废等控制。 4 工作程序 4.1 文件分类、编号方法 公司规章制度和管理文件的编号格式为： BSY (- DN)- TT(YYYY)-XX(FOO) DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文 件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文 件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该 制度由部门内部使用。 各部门分配代码：工程管理部 人事行政部 RS； 受控文件GC、计划财务部 CW、 受控文件 ........................................ 精品资料 TT：大写英文字母，文件类型； Subje ct 题目 文件控制管理制 度 编号： BSY - RR(2015)-02 页数 2/5 RR — 规章制度，指公司颁布执行的各种规 章制度； QP — 质量管理文件，公司运转过程中的各 类程序文件； WI — 表示作业指导书 YYYY：阿拉伯数字，表示文件修订年份。 XX： 表示文件流水号 F： 表示文件下的附件表单 OO：表示表单流水号 4.2 编号、审批、版本表示方法等规定 文件类 型 代号编 写 质量 方针 质量 目标 人事行 政部经 理 质量 手册 规章 制度 管理 者代 表 程序文 件 各部门 负责人 作业指 导书 各部门 编写人 表格 各部门 编写人 ........................................ 精品资料 审批 批准 版本号 初始版 本号 管理者 代表 总经理 Va.b V1.0 无 总经 理 Va.b V1.0 管理者 代表 管理者 代表 Va.b V1.0 各部门 负责人 管理者 代表 Va.b V1.0 各部门 负责人 管理者 代表 Va.b V1.0 4.2.1 文件版本、状态更改规定 版本号用英文 Va.b 表示，初始版本为 V1.0 。 若内容和程序修改则更换相应数字编号。文件版本修 改以 9 次为一个单位，即当 b 超过 9 时， a 自动加 1。 4.3 受控文件与非受控文件 公司使用的文件均为受控文件，加盖受控印章。 为了使客户了解公司质量管理情况，通常会提件 户有关文件，该文件通常不受公司文件修改之控制， 为非受控文件。 4.4 文件的发放、变更及废止 4.4.1 经批准执行的文件由其主管部门确认发放范围 并执行发放，“原稿”存档，发放文件为已经加盖受 控印章的原稿复印件。 ........................................ 精品资料 Subje ct 文件控制管理 题目 制度 4.4.2 发文字号编订方法： 发文 公司层制 人事行政 编号： BSY - RR(2015)-02 页数 3/5 备注 类别 度、行文 部通知 XX发字 XX XX行字 XX 发文