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工程部档案资料管理制度 工程部档案资料管理制度一、为标准对设施设备档案资料的科学化、标准化、现代化管理，特制定本制度。二、定义/术语1、建立工程原始档案：指我司承接物业后，由开发建立单位、业主〔业主委员会〕向我司移交的建立工程原始档案。2、建筑工程开工档案：指由我司自行投资建立的或利用房屋本体修理资金、业主自筹资金等投资建立的新建、改建、扩建工程以及设施设备改造、更新建立活动中挺直形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录等。3、物业工程效劳档案：指我司承接物业后，在对建筑物及其配套共用设施设备进展日常运行、维护、大中修、改造和更新活动中所形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、图纸、计算机软件和数据、声像等载体形成的历史记录等。包括：建筑工程开工档案和设施设备管理档案两局部。4、设施设备管理档案：指我司承接物业后，在对共用设施设备进展日常运行、维护、大中修活动中，所形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、图纸、计算机软件和数据、声像等载体形成的历史记录等。5、类目：是档案分类的根本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概念。6、类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的挨次。三、机电设备有关的标准、法律、法规管理1、工程技术中心负责搜集、发放、更新与机电设备有关的标准、法律、法规，并记录保持。2、工程技术中心负责向相关人员传达、讲解新的标准、法律、法规的内涵，并监视贯彻施行。四、工程资料的审查及管理1、审查设备生产厂家供应的新的设备维保资料〔图纸、工艺、规程、检验等〕的完好性、正确性、发觉问题准时与生产厂家联络处理。2、准时将新的设备维保资料向施工人员传达、讲解、贯彻施行。3、依据新的设备维保资料所需的施工、设施要求，负责解决其配置。4、负责对外来工程资料的登记、发放和管理工作。五、工程技术档案的移交和归档1、在物业现场查验20个工作日前，建立单位、业主应当向我司工程移交工程原始档案。要求工程原始档案材料完好，移交手续齐全，责任明确。2、建立工程原始档案的分类、编号、归档和管理等应符合国家标准GB/T50328-2001《建立工程文件归档整理标准》的相关规定以及工程所在地省、市城建档案管理部门、物业管理主管部门的有关要求。3、建立工程开工档案资料归档完成后，由管理工程档案管理员进展分类保管。4、建立工程开工档案资料归档后，管理工程档案管理员应将资料，呈报工程主管对档案资料进展审核，发觉问题由管理工程档案管理员准时处理或订正。5、设施设备管理档案，由各班组于每月5日前移交至管理工程档案管理员处归档，管理项目档案管理员应呈报工程主管对档案资料进展审核，发觉的问题由管理工程档案管理员准时处理或订正。六、工程技术档案的归档要求1、归档的文件资料应字迹工整、纸张及文件、格式符合公司要求，制止用法圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。2、归档的文件材料应完好、系统、精确、真实。3、设备安装工程、改造工程的开工验收及外购设备开箱验收文件资料、有关图纸不完好、不精确、不系统的不能进展验收。4、归档的文件必需是原件5、文件材料的归档必需办理移交手续。七、工程技术档案的归档时间1、设备安装工程、改造工程的资料在开工后三个月内进展归档。2、新购设备〔包括引进设备或技术〕在开箱时，必需会同档案管理员进展技术资料核对登记，于开工后连同调试记录等文件材料整理立卷、归档。3、设备当月的值班记录、运行记录、修理保养记录应在下月5 日前整理和归档。八、工程技术档案的归档数量各类文件材料、图纸资料归档一式一份，主要的和用法常见的文件材料归档可一式两份或适当增加其归档份数。九、工程技术档案的保存期限1、更新、改造工程的开工资料以及开工资料移交记录、档案销毁报告及清单均为长期性保管。2、运行、巡察检查记录、维护保养记录、设备修理记录保存期限为三年。十、工程技术档案的保管1、接收档案必需仔细验收，并办理交接登记手续。2、存放档案必需有专用柜架，在排列上架时，应根据类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下排列，以便于管理和查找。3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后底图应准时归档，要仔细检查其修改、补充状况，底图存放以平放为宜。4、每年底进展一次库藏档案的清理、核对和保管质量检查工作，作到账物相符。对破损或变质档案，要准时修补和复制。5、档案室严格做到“七防〞〔防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体〕，要重视消防，严禁吸烟和用法明火6、档案室要整齐洁净，档案入库要留意防霉、防虫。发觉档案发霉和虫害，必需准时实行消毒杀虫措施加以处理。7、档案的接收、转移、外借必需履行登记手续，借出档案须在规定的时间内归还。8、因