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市场档案资料管理措施 市场档案资料管理措施市场档案资料管理措施1 档案管理运作环节1.1 资料的搜集1.1.1 建立档案室，实行系统化、科学化、电脑化的先进手段，施行现代化、系统化、科学化、多元化、标准化、常常化等〞六化〞管理，建立相应的规章制度，对全部档案资料进展严格管理。1.1.2 资料的搜集坚持系统、完好的原那么，依据实体资料和信息资料的内容，从实际需要动身，扩大信息资料的来源，从时间上讲是指从规划设计到工程开工的全部工程技术修理资料，从空间上讲是指市场物业构成的方方面面，大到房屋本体、公共设施，小到一树一木都有具体的资料搜集。1.2 资料分类整理1.3 资料归档管理归档就是根据资料自身规律、联络进展分类保存。依据实际需要，XX的管理应拟采纳原始档案和电脑档案双轨制。采纳多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片等。档案按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。档案的出、入室都有严格的规定：出室必需由具备资格的人员经登记前方可借出，入室时须由专人进展检查，如有破损，马上修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需准时收回在外文件，严防文件的流失。档案的管理环境必需做到〞三防〞，即防火、防潮、防变质。1.4 档案的运用采纳先进的检索软件，逐步建立电脑网络系统，充分发挥档案的贮存和用法价值。1.4.1 外部网：与广阔经营者及业主、主管部门进展联网，全部管理资料如住户资料、装修资料、财务情况等，随时可以查阅调用，便于工作监视和检查。1.4.2 内部网：管理处内部联网，运用现代化办公手段和设施，对文件进展分级管理、分层用法。2 档案资料的类别2.1档案资料大体分为市场物业管理政策、法规资料，开工验收资料、房屋的单体开工图、经营者及住户档案、装修管理档案、修理档案、巡察记录、运行记录、运行档案、投诉与回访记录、其他管理效劳活动记录及档案。2.2 管理档案资料〔含经营者及业主档案、装修管理档案巡察记录〕名称资料内容物业资料小区根本资料、分区资料、环境文化设施资料住户资料A：住户迁入资料，经营者迁入资料B：经营者，住户人员档案C：经营者，住户修理档案事务资料A：事务值班表 B：事务交接记录表C：经营者及业主搬出〔入〕物品登记表 D：日常事务巡察记录E：经营者及业主回访登记表合格分承其他资料A：修理申请表〔附图纸〕 B：修理工程队平安责任书C：临时施工人员登记表 D：施工单位营业执照2.3 投诉与回访及其他管理效劳名称资料内容修理资料A：修理申报表 B：修理效劳派工单C：修理回访记录表 D：公共设施修理记录治安交通管理资料A：日常巡查记录、交接班记录、值班记录B：查岗记录、闭路电视监控系统录像带C：物资搬运放行记录、紧急大事处理记录D：车辆管理记录、车辆具体资料、车位用法协议设备管理资料 A：公用设施保养修理记录B：各项机电设备保养修理运行记录C：设备修理保养记录D：设备检查记录市场社区文化资料 A：活动方案施行方案、总结记录B：文化活动图片及录像记录C：传媒报导员工管理资料 A：员工个人资料、聘用表 B：员工业绩考核及奖惩记录C：员工培训方案及施行记录 D：员工培训考核记录E：员工外出考评及参与演练记录 F：员工住房及内务管理记录业主反应资料 A：效劳质量回访记录表 B：业办法见调查、统计记录C：经营者及业主投诉及处理记录表行政文件资料 A：市场管理处主管值班及督察记录B：政府部门文件C：市场物业公司及主管领导部门文件D：市场管理处规章制度、通知、通报等文件E：市场管理处荣誉一览表F：市场管理处接待来访参观记录表经营者及业主管委会资料 A：筹备成立文件 B：成立后运行文件