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PAGE 1 PAGE 1 业务流程评述之品号信息建立作业流程  我们都知道，在ERP系统中，品号信息是最重要的基础资料。若品号信息输入错误，则后造成连锁反应，后续的物料需求计划、产品生产、物料选购等等都不可能精确。究竟，你吃进去的是垃圾，就不要想ERP系统会吐黄金出来。  下面笔者结合一家企业的品号信息管理流程，来谈谈企业该采取哪些措施来保障品号信息的精确性。这家企业他们为了保障品号信息的精确性，采取的是专人负责的策略。也就是说，在系统中能够维护品号信息的人只有一个，他需要对输入系统的数据的精确性负责。  闲话少说，下面笔者就以这家企业的流程为背景，谈谈在产品信息管理中的一些技巧。  第一步：手工填写申请单。  当某个部门需要建立一个新品号时，如某个选购员发觉有一个原材料的替代料是，就需要填写内部联络单，即品号信息申请单。  若要保证品号信息的精确性，笔者以为，这个申请单的格式是特别重要的。这家企业的品号信息申请单，基本上是根据系统中品号信息的格式所填写的，字段都跟系统中的一一对应。同时，对于哪些是必需填写的内容都有明确的表示;同时，在填写的过程中，也要求员工遵守编码规则，如品号的规格必需根据颜色、材质、大小等顺序书写。如此的话，若该产品信息允许输入系统的话，则产品信息维护人员就不需要再进行整理，降低错误的发生率。  依据笔者这么多年来的项目实施经验，对于这份品号信息申请单，有以下建议：  1、品号信息申请单制作完成后，需要对各个部门相关人员进行培训，教育他们如何书写，并且，重要的是需要强调清单填写的规则。  2、有时候不同种类的材料，可能具有不同的填写要求。如对于包装材料，可能规格处跟零件的规格内容有很大差异;又或者在填写原材料的时候，不需要英文描述，但是，在填写成品信息申请单时，还需要英文描述。可见，不同的产品信息填写上可能会有很大的差异，此时，最好能够根据各自品号信息填写的特点，制作多张品号信息申请单格式，如成品信息申请单、原材料信息申请单等等。如此的话，员工在需要的时候，选择合适的信息申请单进行填写，如此的话，可以避免一些张冠李戴的错误。  3、在品号信息申请单中，可以添加一些必要的标记，以提高品号信息申请单填写的精确性。如对于一些必需填写的内容，可以利用底纹或者星号加以注释，提示员工必需填写这些信息;同时，对于一些比较长或者难以记忆的输入规则，可以进行分解处理。如产品的规格在ERP系统中可能是一个字段，但是，企业在实际管理中，发觉品号的规格中需要输入11个内容，此时，若不一一加以分解的话，则员工在书写申请单的时候，很简单遗忘，此时，我们就可以在品号信息申请单中进行分解，把它分解成一个个字段，如此的话，用户就不会遗忘输入规格中的某个内容，而且，顺序也不会搞乱。而ERP信息维护员在输入系统的时候，也只需要依次进行输入既可。  第二步：研发部门进行初步处理。  当产品研发部门收到需求人的品号信息申请的时候，就需要对这个信息进行初步审核。在这个过程中，他们主要做以下几个工作。  1、首先，他们需要核对这个品号信息在系统中是否已经存在。为了防止品号信息的重复，防止一物二码的状况的发生，研发部门在收到品号信息申请单的时候，需要先核对这个产品以前是否在系统中建立过。在实际管理中，由于部门员工在时常的变换，所以，新来的员工由于不熟识以前的产品信息，所以，在品号信息申请的时候，经常会遇到品号信息重复的状况。所以，研发部门在这个环节上要把好关，严防一物二码状况的发生。  2、其次，研发部门需要核对相关信息的精确性，特殊是规格信息。在品号信息清单中，最重要的莫过于是规格信息。因为品号信息中的规格，直接影响到物料选购的精确性。笔者以前实施过一个项目，他们是通过品号复制来新建品号信息，因为系统中存在一个品号跟需要新建的品号信息差不多。但是，产品信息维护人员在复制的时候，忽视了规格字段中的一个内容，就是长度。原来以前那个品号中对于长度的要求是15CM，而新的品号则需要12CM就行了。由于这个长度没有改过来，结果导致选购回来的材料太长。后来企业不得不对这批材料进行加工，把多余的3CM材料裁掉。但是，这裁下来的材料制能够当作废料卖掉，企业这张订单也就白做了。还是买来的笔需要的长，若比需要的短的话，则企业的损失可能会更大。所以，在产品信息中，规格字段是一个特别关键的字段，研发人员在审核的过程中，需要对这个内容进行关注。  3、另外，研发人员在接收到品号信息申请单的时候，还需要浏览一下，看看单据是否按要求填写。如一些必需填写的字段是否已经填写完。在实际工作中，会经常发觉一个状况，就是用户填写的内容太长，超过系统可以接收