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云南省烟草烟叶公司归档文件材料整理办法(暂行) 云南省烟草烟叶公司归档文件材料整理方法〔暂行〕为进步案卷质量，实现档案管理标准化、标准化，更有效地为生产经营等各项活动效劳，依据国家档案局、云南省烟草专卖局〔公司〕有关档案管理规定，特制定本方法。第一章归档文件材料第一条归档文件材料一、公司各部门在其职能活动中形成的、已办理完毕、应作为档案保存的各种载体〔纸质、声像、实物、电子等〕的文件材料，即为归档文件材料。二、根据公司各种载体文件材料归档范围规定，将应归档的文件搜集齐全、完好，根据归档要求和保管期限分类整理、立卷归档，以便精确、真实、全面地反映本公司或各部门职能活动的相貌，以备将来查证和参考。其次条归档要求一、整理归档的文件材料应遵循文件材料的形成规律，保持其有机联络，并符合档案管理标准、要求。二、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。三、非纸质文件应与其文字说明一并归档。四、具有永久、长期保存价值的电子文件，必需形成一份纸质文件归档。五、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。六、声像文件材料必需声像清楚、数据完好，符合标准和标准。其次章整理方法第三条整理原那么一、文件材料的整理原那么是：遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联络，区分文件的保存价值，便于其保管利用。二、部门兼职档案人员，应重视平常的积累，贯彻“严格登记、准时搜集、严格检查、随办随归、妥当管理〞的制度。依据本部门文件材料的形成规律，主动做好文件材料的平常搜集归类工作，以便查找、利用、整理和移交。第四条整理方法依据国家档案局发布的《归档文件整理规章》，遵循《云南省烟草烟叶公司档案分类方案》确定的十个一级类目的原那么，在最低一级类目上文书档案采纳“年度+机构〔问题〕+保管期限的分类方法进展整理。文件排列时结合机构进展排列。产品类、根本建立类、设备仪器类不涉及年度因素。第五条整理单位一、文书、基建、设备仪器、声像实物和电子文件等档案，实行以“件〞为单位的整理方法，将归档文件材料以“件〞为单位进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒。二、“件〞是归档文件材料的整理单位，编目时表达为一条文件条目。对于管理性文件，“件〞是指以自然件〔一份文件〕为整理的一个实体，必要时也可以组合几个文件装订成一件。除管理性文件材料之外的文件材料，“件〞是指按其自然规律或事由关系形成或组合而成的一个文件实体。文件材料的保管实体，称为一件。第六条管理性文件材料的“件〞文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；正文与公文处理单为一件；请示与批复为一件；报表、名册、图册等一册/本为一件。第七条非管理性文件的“件〞一、基建档案〔一〕为保持工程的成套性，规划、设计、施工、开工图纸等以一册/张/份为一件；〔二〕工程地质勘察报告以一本为一件；〔三〕其余同管理性文件。二、设备仪器档案〔一〕设备仪器用法手册、说明书、修理记录等各为一件；〔二〕其余同管理性文件。三、会计档案〔一〕报告、报表〔含年报、季报、月报〕、帐簿、凭证、工资册等以一本/册为一件；〔二〕其余同管理性文件。四、声像档案〔一〕以一张照片、一盘录像带、一盒录音带为一件；〔二〕其余同管理性文件。五、电子档案〔一〕以一张光盘、一片磁盘、一块硬盘、一盒磁带为一件；〔二〕其余同管理性文件。六、实物档案〔一〕以一件详细的实物为一件；〔二〕其余同管理性文件。第八条跨年度管理性文件材料的整理一、请示与批复，放在批复年整理。没有批复的，放在请示年整理。二、跨年度的规划、总结、会议文件均放在文件形成年整理。三、非诉讼案件，放在结案年整理。四、回忆及纪念性文件，放在形成年整理。第九条文件材料“件〞的排列一、在分类方案的最低一级类目内，将同一事由的文件排列在一起，同一事由内根据文件形成时间的先后挨次排列。二、管理性会议材料〔一〕一般会议文件材料集中排列。〔二〕非诉讼案件结论、打算、判决文件在前，根据性材料等在后。三、业务性文件材料〔一〕基建档案：文字材料在前，图纸材料在后。设计施工图或开工图按类别序号排列，即地质图、初步设计图、建筑施工图、构造施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。〔二〕设备仪器档案：最能反映设备购置概况的文件〔申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、定购合同、验收报告、索赔文件等〕在前，其余文件材料按设备的工作程序及重要程度依次排列。〔三〕产品档案：按设计〔含初步设计、技术设计〕、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序整理排列，也可按其产品系列、构造〔部件或组件〕排列。〔四〕统计报表等成套性文件材料应集中排列。