宴会预订工作流程.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 宴会预订工作流程 一、餐饮部宴会预订概况  餐饮部宴会预定是酒店对外开发客源市场、宣传酒店、营销酒店餐饮产品；对内协调宴会、沟通各餐  厅之间预定的职能部门。是酒店与外部相互联系的枢纽，是酒店内部相互合作的桥梁。  二、餐饮部宴会预订工作流程  项目工作标准  *电话预定当电话打来时，在铃响三声内接起，用礼貌用语问候对方，并用中英文报本部门名称（您好!宴会预定部，我可以为您供应帮助吗？GOODMORNING/AFTERNOON/EVENING!  CATERINGDEPT,***ISSPEAKING,MAYIHELPYOU?）  2.专心听清，问明客人的要求在宴会预定登记表上做好记录  主办单位名称（指示牌如何写），主人的姓名及身份。  注明接洽人的姓名（在预定中至少称呼客人名字一次）、联系电话及传真号码。  用餐日期准时间（早午晚）  用餐人数，依据人数的多少，台型及客人的要求来支配适当的厅堂。  被邀请客人的国籍或单位，主宾的姓名及身份。  类别：风味菜、粤菜、西餐套餐或自助、和会议等，确认有无禁忌或特别要求。  酒水方面的要求。  司机或工作人员人数及误餐费和工作餐的支配（误餐费金额、工作餐标准及地点）。  是否需要停车位，问清数量及要求。  是否要鲜花。  需要何种设备设施。  厅堂布置（横幅、背板及其它）。  有无贵宾室及贵宾休息室，餐前有无会谈及相关要求。  预订在零点餐厅用餐时询问支配在吸烟区或非吸烟区。  供应相应报价并问明结账方式。  在集会预订登记表上注明登记日期及登记人。  3.重复客人要求，依据以上要求给主办单位支配集会场所，准时记录在宴会预订一览表上后告之客人所支配的场地名称。结束谈话时感谢客人。  4.如客人要求看菜单，准时将菜单传给对方，并提前确认菜单。  5.提前经与客人确认后做好宴会任务通知单，经部门经理签字后，发至各有关部门。  6.如宴会有变化要准时通知有关部门，并在预订单上注明被通知人的姓名准时间。  7.如客人当天提出取消宴会，要向客人说明饭店规定，按规定收取损失费。  8.如遇大型集会、婚宴，要与主办单位签订合同书并收取定金，以示确认。  9.如有重要宴会或大型集会时，预定人员应在活动前到现场与主办单位取得联系，并检查预备状况。  10.对客人的特别要求或有超过自己的职权范围的要求时，要准时请示部门经理。  11.活动举办后，将相关资料输入OPERA系统中。  *来客预定积极、热忱、主动地接待客人，表现出我们饭店的诚意，即使无法为客人支配，也不要让客人有冷落感。  带领客人看宴会场地，并给客人合理化建议。  其它要求同电话电话预订。  *传真及电子邮件预定收到客人的预定传真及电子邮件，一天之内赐予客人接到预定的回复。  详细细节要同客人联系，在集会预订登记表上做好记录。  其它各项要求同电话预定。  *迎接客人提前检查宴会的预备状况。  在大堂或宴会厅明显位置热忱地迎接客人的到来。  主动、周到的帮助客人协调宴会或会议中的各类事情。  *外出销售每周五做好本周的销售总结及下周的销售计划，积极走访客户。  事先预备好饭店资料，在访问中恰当的回答客人的问题。  在访问中对客人反映的状况专心记录，准时反馈与答复。  三、固定工作支配  内容工作程序  *每日工作08：30到岗，签到后搞卫生进行办公室消毒、通风，检查当日菜单是否正确无误，并复印、分发给相关部门。  检查当日宴会是否都已确认并下发通知单给各部门，若有没确认的宴会，准时同客人联系，进行确认。确认完毕后，下发通知单给各部门。  尽可能地追踪前一天的宴会状况，听取客人提出的意见：建立客户档案，并反馈给相关部门。（大型集会、重要集会要发感谢信）  电话或外出访问客户，外出前要与部门经理汇报所访问客户名称，走出去，请进来。  11：00AM前，打好上午集会的指示牌，通知宴会部领取。  浏览当日集会单，看是否有自己所定活动或熟识的客户，在宴会前检查各项预备状况，并在一楼大厅或餐厅门口迎接客人。  下午16：30之前打好晚上的集会的指示牌，通知宴会部领取。  下午16：30之前将第二日的集会状况统计表通过OA发送给相关部室（发送之前，要经部门经理审核）每周五发送六、日