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— PAGE \* Arabic 1 — 文件控制程序1 文件控制程序  1. 目的  对全部与质量环境安全管理体系有关的文件和资料进行控制，确保公司各相关场所  使用文件的有效版本。  2. 适用范围  适用于与质量环境安全管理体系有关的文件和资料的控制。  3. 职责  3.1 总经办负责质量环境安全管理体系文件的编号、发放管理。  3.2 总经办负责质量环境安全管理手册、程序文件、作业指导书的组织编制。  3.3 相关部门负责本部门文件的制定、更改和日常管理。  4. 工作程序  4.1 文件的分类，本公司质量环境安全管理体系文件包括:  ａ.质量环境安全方针，目标和指标；  b. 质量环境安全管理手册，包括质量环境安全管理体系的覆盖范围的描述，对质  量环境安全管理体系主要要素及其相互作用的描述，以及相关文件的查询途径；  c. 程序文件，包括质量和环境安全标准所要求的文件  d. 作业指导书；  e. 记录表格；  f. 其它文件：包括公司为确保对涉及重要环境安全因素的过程进行有效策划、运  行和控制所需的文件，（包括外来文件），质量环境安全有关的法律法规。  4.2 文件编号和版本  4.2.1 由总经办负责体系文件的编号，编号办法见附录:文件编号方法。  4.2.2文件的版本号用“A版”、“B版”、“C版”表示，依次类推；  4.2.3文件的修改状态用“0”、“1”、“2”、“3”表示，其中“0”表示原版；  4.3 本公司文件分为受控文件和非受控文件两种，受控文件清单由总经办统一编制，  并经管理者代表批准。  4.4 文件的编写与审批  4.4.1程序文件由有关职能部门主管指定专人编写，经本部门经理或管理者代表审核,  由总经理批准；  4.4.2其它作业文件由有关部门指定专人编写，本部门经理审批，由总经办统一编号及  存档；  4.4.3质量环境安全管理手册由管理者代表组织编制,由总经理批准。  4.5 文件的发放  4.5.1质量环境安全管理手册、程序文件、作业指导书等文件发放时,资料员在文件上盖  上红色“受控文件”印章，文件原稿由资料员保管；  4.5.2资料员负责对经审批后的文件按本程序第4.2条规定统一编号，登入“文件总览  表”；  4.5.3资料员按文件涉及人员发放，填写“文件发放（回收）登记表”交管理者代表审  核后发放，收件人签收；  4.5.4发放修改文件时，资料员按相应文件的“文件发放（回收）登记表”，将文件进行  更换，收回将已失效的旧版文件，做好回收记录；  4.5.5为法律或知识积累需保留的作废文件，由资料员在其原稿上盖红色“作废”印章，  分类保管。“作废”文件不再保留时，由资料员销毁。  4.6 文件的更改  4.6.1体系文件需更改时，由责任部门填写“文件更改申请单”说明更改原因，对重要  的更改（如技术参数）还应附有充分的证据；  4.6.2体系文件更改的审批程序按4.4条款进行；  4.6.3文件更改审批后，资料员将其版本号登入“文件清单”内,并按“文件发放（回收）  登记表”重新发放更改后的文件；  4.6.4文件经更改或进行大幅度修改时应标明修改状态或进行换版。  4.5 计算机文件的管理  对使用计算机或计算机系统进行管理，公司应指定专人负责公司的计算机程序设  定及管理。  4.5.1储存在计算机中的文件和资料要编制主目录；  4.5.2计算机中的文件和资料应备份保存；  4.5.3磁盘的保存要防止损坏或变质；  4.5.4磁盘必须严格控制，防止病毒侵入；  4.5.5输入人员应确保文件、输入、更改处于受控状态。  4.6 文件的保管  4.6.1 资料员将控制文件原稿及未发文件进行分类、标识，妥善保管；  4.6.2文件使用人员不得将公司的控制文件外传外借，应妥善保管,防止损坏和丢失；  4.6.3文件损坏或丢失，应经管理者代表同意后按本程序的第  5.4条重新发放，公司内  不得使用未加盖红色“受控文件”印章的复印件，一经发现立即由资料员收回销毁；  4.6.4外单位需要提供文件，须经管理者代表同意后，资料员在文件上盖上红色“非受