文秘档案管理制度.docxVIP

— PAGE \* Arabic 1 — 文秘档案管理制度 目录  第一章主要内容及适用范围  第二章文秘档案的管理机构  第三章文秘档案的种类  第四章文秘档案管理的基本程序  第五章文秘档案的收集。  第六章文秘档案的借阅  第七章文秘档案保密要求  第八章超期档案的销毁  第九章文秘档案的保管  正文  第一章主要内容及适用范围  第一条规定公司办公室各类文秘档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。  第二章文秘档案的管理机构  第二条文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。  第三条各经办单位或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。  第四条文秘档案室主要职责：  ①制定或参与制定文秘档案工作的规章制度；  ②对企业文书部门或生产、业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；  ③做好企业文秘档案的收集、整理、保管和利用工作；  ④做好永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作；  ⑤提高文秘档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。  第三章文秘档案的种类  第五条法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。  第六条企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。  第七条计划性文件。包括企业总体计划或规划、生产计划、营销计划、财务计划等。  第八条总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属单位的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。  第十条批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指示、调度记录等。  第十一条凭证性文书材料。包括企业各单位上报的、在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、能源消耗、产品销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。  第十二条证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。  第十三条汇报性文书资料。包括企业上报各级主管单位的文件资料和相关统计报表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。  第十四条劳资人事资料。包括企业及下属各单位的人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。  第十五条声像制品资料。包括企业及下属各单位在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外单位提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。  第十六条题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。  第四章文秘档案管理的基本程序  第十七条包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。  第五章文秘档案的收集。  第十八条就是把分散的，以及散失到其他部门的各类文秘档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把企业活动中产生的有保存价值的各种材料，由企业办公室及企业下属单位和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。  第十九条立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。  第二十条立卷归档的时间  ①凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。  ②对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。  第二十一条立卷归档的要求  ①各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。  ②移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。  ③归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。  ④立卷时应编制好案卷目录，把文件的、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。  ⑤填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。  ⑥立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当