合同管理与信息管理监理方法.doc

合同管理与信息管理监理方法 1.1合同的履行管理 合同管理工作的主要内容是对承包单位的活动进行规范、监督和检查，提醒建设单位全面履行合同义务，为项目创造必要的条件，尽量减少索赔事件，保证合同全面履行；监理单位合同管理工程师主要对承包合同的履行进行管理，该工程师按建设单位的要求向建设单位合同管理部门汇报合同履行情况。因此监理单位合同管理工程师应对合同进行认真地分析和研究，对合同执行情况进行跟踪了解，全面做好合同管理工作。 (1) 认真研究合同的所有文件，包括合同条款、合同谈判记录、备忘录等，熟悉合同谈判背景及相关资料。 (2) 在认真研究和分析合同文件的基础上，制定出合同管理主要控制点。 (3) 研究制定执行合同的策略，了解建设单位优先考虑和关心的事项，研究潜在风险的可能性，制定出防御和避免风险措施，并向建设单位提出专题报告。 (4) 承包单位应按合同约定的进度控制点计划、监理工程师批准的进度计划和建设单位在项目实施过程中提出的其它要求组织实施，在合同规定的工期内完成承包任务，尤其要准点到达合同约定的进度控制点，不得拖延开工日期、中间交接日期和竣工日期，否则将承担违约责任。监理部协助建设单位按合同约定履行自己的各项职责和义务，为工程开工和施工的顺利进行创造条件，尽景减少承包单位提出工期索赔的机会，促使其按计划完成承包任务。 (5) 项目实施过程中的进度控制主要由专业工程师负责。专业监理工程师要关心合同的进度控制点是否准时到达，是否按时开工、按时完工，如果发现进度计划偏离合同控制点，应及时向项目总监和有关人员发出合同风险预警报告，以便及时采取纠偏措施。另外，专业工程师应对影响施工进度的主要因素(如图纸交付、物资供应、资金状况、外部环境等)进行跟踪控制并作好记录。如在合同履行过程中，需对合同进行补充、修改，专业工程师应报告项目总监理工程师，以便组织召集相关人员处理合同变更事宜。 (6) 在项目执行过程中，项目监理部根据合同主要控制点对承包合同的履行情况进行跟踪、统计、分析和协调，建立合同台帐，将所有合同文件(包括合同、合同附件、有关签证、记录、协议、合同变更、备忘录、函件、电报、电话记录、电传和电子邮件等)进行建档管理。项目总监对有关合同的重大事项，要及时报告建设单位，必要时向公司本部汇报有关情况。 (7) 在合同执行中发生合同纠纷或合同索赔时，总监负责联络索赔涉及的各方人员，包括进度、费用、质量、安全等管理人员研究索赔证据，及索赔事件产生的后果，包括进度和费用影响，并整理报告。 (8) 在项目结算时，项目监理部协助建设单位完成结算工作，并提供有关合同变更、索赔等资料。 (9) 建立合同管理的计算机信息系统，以满足决策者在合同管理信息方面的需要，提高管理水平。 1.2 合同跟踪管理 (1) 进度控制 专业监理工程师依据合同中关于进度的内容要求，对合同控制点、总体计划的变更、工期索赔和其它影响合同履行的有关进度的事件进行监控，以保证合同中有关进度的总目标按合同要求实现。 1) 对承包单位提出的工期索赔，专业监理工程师提出审核意见，并将信息传递项目总监。 2) 项目总监应向专业工程师提供及反馈合同管理信息，包括有关进度的合同控制点的设置、当月有关进度的控制点信息、总监发出的合同备忘录中有关进度的信息；工期索赔处理中总监的意见及最终得到批准的索赔工期。 (2) 投资控制 投资控制是合同管理的一个重要内容，项目总监依据总承包合同对分包合同款项的支付条件、费用索赔及其它影响总承包合同目标实现的有关费用的事件进行监控，以保证合同中有关投资目标的实现。 1) 总监定期收集费用信息，包括：合同款项支付信息；各分包单位累计发生的变更费用信息；费用控制目标是否正常的信息。 2) 总监负责起草合同备忘录、处理承包商提出的索赔报告，并及时向建设单位汇报。 (3) 质量控制 项目总监依据合同对项目的质量结果进行监控，以保证项目合同的质量目标得到实现。 1) 专业监理工程师定期收集质量信息，包括：各专业质量控制点及完成情况的信息；重大质量问题及处理的信息；质量计划及其重大变更。并将这些信息及时反馈给总监。 2) 总监应向专业工程师提供信息，包括：各专业与质量有关的合同控制点的设置；有关工程质量控制的建设单位要求信息；已发生的合同变更中有关质量的信息，以指导专业工程师按合同要求控制工程质量。 1.3 违约责任 总监应对合同中的违约责任条款进行认真研究和分析，跟踪检查承包单位是否有违约行为，并经常提醒建设单位有关人员履行合同规定的义务，避免违约事件的发生。如果发现承包单位有违约行为，总监应配合有关人员进行处理，制止违约事件的进一步延伸，必要时可向承包单位提出反索赔。 1.4 工程变更管理 工程变更一般包括设计变更、进度计划变更、施工条件变更、技术规范和标准变更、施