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宏昌集团 档案管理操作指南 HC IT DA-003-01 档案管理操作指南 目 录 《资料归档范围》 工作标准 1 《文书立卷》 工作标准 3 《文书归档》 工作标准 5 《档案整理》 工作标准 7 《档案保管》 工作标准 8 《档案借阅》 工作标准 9 《保密管理》工作标准 11 宏昌集团 档案管理操作指南 HC IT DA-003-01 《资料归档范围》 工作标准 一、归档范围文件， 包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料： 1、管理文件：集团各单位在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括各类 公文； 2、立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目 立项的各种批复文件等； 3、证照文件：经营活动中产生的各类证照文件等； 4 、资信文件：验资、审计、评估、权属报告文件等； 5、合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等； 6、征地建设文件； 7、规划报建文件； 8、竣工验收文件； 9、技术设备文件：设备技术资料等； 10、声像信息类：集团具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、 录像、电子文件等。 二、不需要立卷归档的文件： 1、重份文件； 2、无查证利用价值的事务性、临时性的文件； 3、仅供参考、参阅、征求意见，不需要办理的文件； 4、未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件； 5、一般文件的历次修改稿。 宏昌集团 档案管理操作指南 HC IT DA-003-01 《文书立卷》 工作标准 文书立卷： 就是将公司在工作中办理完毕的文件材料挑选出有查阅保存价值的部 分，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷。 一、 文书立卷的方法： （一）、按问题特征立卷： 问题特征 —指的是文件内容所反映的事件、人物、事物、问题或工作性质。 所谓按问题特征立卷， 就是将反映同一事件、人物、事物、问题、工作性质的文 件组合在一起。 特点 : 保持文件之间的历史联系，反映出一个问题处理的全貌，便于查找利用。 （二）、按时间特征立卷： 时间特征 —指文件内容针对的时间和文件形成的时间。 所谓按时间特征立卷， 就是将属于同一时间（如同一年度、同一月份等）的文件 集中立卷。 特点： 可以反映出企业在不同时期的工作特点，便于查考企业在不同发展阶段的 工作面貌。 （三）按名称特征立卷： 名称特征 —指文种的名称。 所谓所谓按名称特征立卷， 就是把名称相同的文件集中立卷。 特点： 可以适当区分文件的重要程度和保存价值。 宏昌集团 档案管理操作指南 HC IT DA-003-01 （四）、按作者特征立卷： 作者特征 —指执法文件的单位。 所谓按作者特征立卷， 就是将同一作者的文件集中立卷。 特点： 由于作者的地位和职能不同，按作者特征立卷可以适当区分文件的重要程 度和保存价值。 （五）、按照地区特征立卷： 地区特征 —指的是文件内容所涉及的地区。 所谓按地区特征立卷， 就是将内容涉及同一地区的文件集中立卷。 特点： 便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理。 二、 方法运用： 工作中，往往是根据文件的实际情况，灵活地结合运用上述 2-3 个特征来组立一 个案卷。基本方法是先抓住这一部分文件的主要特征（共同点） ，再根据文件的数 量多少、保存价值、文件之间的联系等方面情况，结合其它特征细分。 三、 注意事项： 1、 一般来说，公司每一次大型