浅析信息技术在大型制造企业档案管理中的应用.doc

浅析信息技术在大型制造企业档案管理中的应用 摘要：制造行业是体现一个国家生产力水平的重要指标，也是关系到人们生活生产的重要行业。大型制造企业的发展离不开经验的积累，档案管理在大型制造企业的生产经营活动中起到了重要的作用。随着信息技术的发展，传统的档案管理方式效率低下、浪费大量人力物力的缺陷越发明显，基于信息技术的发展使档案管理服务趋于信息化和网络化，更好的为大型制造企业的生产经营服务。本文通过对大型制造企业的档案管理现状进行分析，讨论信息技术在档案管理方面的应用。 关键词：大型制造企业；信息技术；档案管理 研究背景 大型制造业一直是衡量国家经济增长、繁荣和创新能力的指标，也是国民经济的重要支柱，在实体经济中一直发挥着不可忽视的作用，其地位是其他产业不能完全取代的。随着高新技术的发展，尤其是信息技术以及网络技术的发展与应用，大型制造企业也在不断更新生产经营模式，将信息技术植入生产经营过程，助力企业更好的发展。档案指企事业单位在长期的工作中积累下来的反映和指导生产活动资料。信息化背景下，档案信息的收集、管理、利用等都面临着新的挑战。传统的档案管理和服务模式已经不能满足现代社会的需要，信息技术的发展使得档案信息服务趋向于信息化和网络化。适应信息时代的要求，充分发挥档案信息的作用，更好地服务企业的生产经营活动，是当代企业发展的需要。 研究现状 国内外对于档案管理的研究众多，大致分为档案信息资源建设的研究，数字档案信息管理系统的研究，档案信息服务平台建设的研究以及档案信息服务中的安全问题的研究。比如，李林梳理了我国档案馆数字档案信息资源的各种收集方式及其存在的问题，并提出了相应的对策。郭靖华针对数字档案信息服务的特征，借用计算机和网络领域的相关理论，从数据存储技术、网络传输技术、安全审计技术等几个方面，提出幵展数字档案信息服务的技术性保障措施，为档案信息服务的有序开展打造了一套技术保障系统。随着信息技术的发展，对于档案管理信息化、网络化管理的内容越来越多。档案信息的个性化服务的研究以及新媒体环境下的档案信息服务研究也开始日渐提上日程，尤其以手机网络传输作为档案管理内容的一部分，更加便利的为企业发展提供帮助，但也在一定程度上引起了档案管理安全问题的考量。通过对档案管理内容的研究能够对企业的生产经营有更好的助力，对企业的科技文化传承具有重要的意义。 大型制造企业档案管理 大型制造企业的档案管理主要在于图纸、文件等信息的储存与传递，传统的档案管理系统通常会把需要存档的图纸文件纸质收集然后储存，出现文件内容变动时人工进行修改，工作量巨大，效率低下且易出现人为失误等现象。大型制造企业的档案管理关键点在于档案内容量的巨大，档案修改的繁琐以及档案信息安全的保障。随着企业规模的扩大，产品种类及数量的增多，档案管理工作日渐困难，利用人工收集、整理、修改、存储的方式方法已经不能满足于企业的正常生产经营。 信息技术在档案管理方面的应用 利用先进的信息管理手段，实现档案管理的信息化、标准化、自动化、网络化是大型制造企业档案管理工作发展的方向。 档案信息资源数字化 档案信息资源数字化主要包括传统档案的数字化转换，原生电子档案的收集与管理两个方面。实现了数字化管理，将资料录入电脑，对于档案的收集、查找、使用等都具有积极的作用。 档案信息标准化 标准与统一是规范档案管理工作的重中之重。数字档案信息的收集与整理必须采用统一的标准规范，否则将影响到信息的有效存储和利用。此外，标准化也是数字档案信息进行网络传输和共享的前提。所以对于档案信息需要重点关注标准化的执行。 档案馆管理自动化。 数字档案馆运用现代计算机和网络技术，使得档案信息的收集、存储、管理和服务利用的各个环节都能实现自动化，比如，档案目录和原文的在线归档、软件系统辅助档案库房管理、自助查档一体机的运用等等。 档案信息传输网络化 信息技术的发展得益于网络的传输能力，网络通讯的发展使得档案信息得以在特定网络上进行传输，档案用户摆脱了必须到馆查纸质档案的束缚，可以在任何时间、任何地点通过登录网络平台的方式进行查档利用。 档案技术安全管理 利用信息技术的能力，帮助了档案管理工作更加快速、准确、便捷、高效等，但综合使用诸多高新技术给档案安全管理带来了挑战，利用数据库技术、网络传输技术、信息加密技术、数据保全技术、在线（离线）备份技术等能够有效的保证档案内容的加密安全，实现档案管理的安全性。 总结 档案管理工作能够辅助企业的生产经营活动，传递企业的科技文化，对于大型制造企业具有十分重要的意义。随着企业规模的不断升级，传统的档案管理工作已不能保证企业的发展需要，信息技术的引入，能够更加快速、准确、便捷、高效的保障档案管理工作的执行，也为企业生产经营活动带来了诸多便利。