公司采购、办公用品管理制度.docxVIP

公司采购管理制度 文件编号： ZS—BGS-XZ-002 一、目的 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满 足公司对优质资源的需求， 进一步规范物资采购流程， 加强与各部门间的配合，特制订本制度。 二、采购管理对象 1. 日常办公常用物品 ,如电脑、打复印机、验钞机、打印纸、笔、笔筒、订书机、订书针、文件夹、文件筐、卷纸、抽纸、印泥、起钉 器、削笔刀、剪刀等 .员工休息用品、车载用品、保洁用品、植物及 其他办公室日常消耗品 .以上统称为“办公易耗品” ，主要用于办公环境和工作使用。 2。 销售部的奖品、礼品、赠品等。 3. 食堂采购和工程材料采购不在本制度规定的范围。三、采购原则 1。 采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争 ,择优选取 . 2. 采购是一项重要、严肃的工作 ,各级管理人员和采购经办人必须高度重视。 3。 物品采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。四、分工管理 1. 办公室文员 文员编制《购置计划表》 并审批采 购 专 员 接 收《购置计划表》市场询价、比价、议价填写并上报《询价记录表》提供样品商家按合同供货送货或自提签订供货合同 文员编制《购置 计划表》 并审批 采 购 专 员 接 收 《购置计划表》 市场询价、比价、议 价 填写并上报 《询价记录表》 提供样品 商家按合同供货 送货或自提 签订供货合同 / 协议 或定点采购 采购量大 不提供样品 样 品 检查 价高 物品验收 选 定 供货商 与费用结算 采购员自提 或商家送货 按《购置计划表 临时采购 采购量小 价低 1.2 文员须每月底盘点 , 查对台账与实物，保证账实相符。 1。3 文员须防止办公易耗品、销售奖品受潮、虫蛀、损坏或丢失 , 保证其功用和性能。 1.4 文员须根据办公易耗品以及销售奖品的领用情况 , 确定和保持合理的库存种类和数量 , 以减少资金占用和保证正常使用。 2。 采购专员 2。1 负责办公易耗品和销售奖品的采购与验收工作； 2.2 负责供应商的筛选工作 ; 办公室负责人 负责办公易耗品和销售奖品每月月底库存的检查工作； 3。2 协助文员做好办公易耗品和销售奖品日常管理工作； 3.3 负责办公易耗品和销售奖品费用的管理工作。五、办公易耗品和销售奖品的采购流程 销售部奖品的采购与办公易耗品的采购流程一致， 《购置计划表》由销售部负责编制。 （一）接收购置计划表 采购专员接收办公室文员编制并完成审批的《购置计划表》 ,并对购置内容进行再确认。包括需要采购的物品型号、颜色、规格，甚 至生产厂家都进行进一步确认，以确保采购的物品是所需品。 （二）市场询价、比价、议价 采购专员比照《购置计划表》上的物品到市场上至少选择三家以上进行询价、比价，并对商家提供的价格进行合理议价。 （三）填写询价记录表 市场询价结束后，采购专员对询价结果进行记录，填写完《询价记录表》后交公司领导定夺。 (四)选定供货商 公司领导审阅完《询价记录表》后，对需要提供样品的采购进行 样品检查。进一步确认后再确定供货商家； 对不需要提供样品的采购， 根据询价记录表，确定供货商家 . （五）采买 1。 定点采买 1。1 确定供货商家后 ,对量大、价高、供货期长、使用寿命长或需长期采购的物品可选择签订供货合同或选择长期合作。 1。2 采购员定点采买时，可按照《购置计划表》的内容直接下单.定点单位没有所需物品的按临时采购进行。 2。 临时采购 确定供货商家后 ,对量小、价低、供货期短、使用寿命短或临时需要的物品直接进行采买。 (六）送货 送货方式可选择自提或商家送货上门。 (七)验收 采买结束后，采购专员对商家送货的物品再进行一一确认，防止错送、漏送 ,或以次充好等。 （八）费用结算 1。 现款采购 1.1 采购人员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款 , 采购回来后，采购员粘贴好报销票据（采购计划表、购货发票 ), 由办公室负责人、办公室分管副总、财务部审核后，由总经理签字 , 然后办理报销手续。 1。2 财务借款按财务制度执行。 2. 后付款采购 2。1 采购员粘贴好报销票据（采购计划表、购货发票 ) ，由办公室负责人、办公室分管副总、财务部审核后，总经理审批。到付款时 间时，财务部直接汇款。 2。2 货物已到发票未到，验收合格，办公室文员登记入库后，如 供货方要求提前付款时 , 按正常财务手续办理后支付不超过货物总价值 80%的货款 , 待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支 付购货款。 2.3 物品采购必须取得发票方可报销，发票性质（增值税专用发票或普通发票）按财务规定执行。 六、定点商铺管理 ( 一）定点供货商选择 采购专员到市场选定至少 3 家信誉、产品质量