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PAGE 1 PAGE 1 公司品质记录控制规程  公司品质记录掌握规程(七)  1.总则  1.1制定目的  为确保各项品质记录能得以有效管理,便于品质问题的发觉,解决与预防,并具有可追溯性,特制定本规章。  1.2适用范围  品质体系管理之各项记录与报告均适用本规章。  1.3权责单位  (1)品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。  (2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。  2.管理规定  2.1品质记录的设计  (1)本公司正式记录各项品质状况之表单,由品管部负责设计,其他单位针对本部门之品质状况另行设计菲正式表单,不受本规章约束。  (2)每份品质记录表单表设计时,应有表单名称,以阐述表单之核心用途,并有利于不同表单之标识。  (3)每份品质记录表单均应有编号。其编号原则为:  □□□□-B□□  (A)第1~4码表示表单所属制度编号。  (B)“B”表示表单简称。  (C)后两位编码表示该表单之流水号,用01-99表示。  (4)表单内容一般包括下列项目:  (A)项目。  (B)发生时间。  (C)发生地点。  (D)详细内容(数据或符合表示)。  (E)责任人员或相关人员。  (F)记录人及记录时间。  (G)审核人及审核时间。  2.2记录表单的填写  (1)品质记录表单必需用蓝色笔或黑色笔填写,不可使用铅笔填写。  (2)填写字迹应工整、清楚、易于阅读。  (3)填写错误处不可使用修正液修改,而应直接在错误处划线后,再于其旁填写正确内容,并签署修改人名字以示负责。  (4)品质记录应有记录人及审核人的签名,并同时签注日期,以便追溯。  (5)品质记录应照实、专心填写,不可弄虚作假。  2.3品质记录的存档  (1)品质记录应依据相关制度(文件)之规定流程,进行必要的呈阅、审核、转发等作业。  (2)记录部门及收文部门的均应妥为保存品质记录,便于追溯。  (3)原则上每一类记录(即表单编号相同者)应存放于同一份档案夹,并在档案夹外面予以标注记录名称。  (4)各部门应依据便利查找之原则编制各档案的编号与索引,并归档。  (5)品质记录依记录量多寡,以月、季或年为一周期作档案整理,分为现用档及保管档。  (6)现用档表示记录内容为近期之品质记录,经常需查阅,以活动档案或其他便利查阅的形式存于办公现场。  (7)保管档表示记录内容为较早之品质记录,一般以固定档案的方式置放于橱柜或其他易于保管之处。  (8)需借阅、调用品质记录时,必需向档案管理人员办理借阅登记,重要之记录须经部门主管核准。  2.4品质记录之防护  (1)纸张型之品质记录应留意防水、防潮、防霉。  (2)若为传真件(使用热感应纸)类记录,应用平凡纸影印保存。  (3)若为电子媒体之储存介面时,应放于干燥处,避免高温、日晒及电磁干扰。  2.5记录保存期限  各种品质记录均应妥为保存,最低期限规定如下:  (1)财务类记录应保存五年以上。  (2)工程类记录应保存三年以上。  (3)生产类记录应保存两年以上。  (4)人事类记录应保存两年以上。  (5)其他类记录应保存一年以上。  详细期限视记录重要性而分别订定。  3.附件  HB06-1《档案索引》  前台文员岗位职责前台文员工作职责物业客服工作职责  销售客服工作职责电话客服工作职责银行客户经理职责