财务部会议管理制度.pdfVIP

财务部会议管理制度 第一条 目的。 为了规范财务部会议制度， 提高会议效率， 使会议能真正达到分析问题、 解 决问题的目的。 第二条 适用范围。 本制度适用于财务部的正式会议，各分子公司可参照执行。 第三条 职责。 1、组织者：负责会议的统筹协调。 2、财务会计员（财务文员） ：负责会议室的安排，会议执行力的统计、会议 决议的督促、检查。 第四条 定义。 1、决议型会议：财务部各层级就具体的方案、策略、工作进行商议，形成 一致决议并在会后落实的会议。 2、报告型会议： 财务部各层级互相沟通、 下级向上级汇报工作， 提出问题， 上级向下级宣传贯彻思想的会议。 3、沟通型会议：财务部各岗位、人员之间就某项工作，互相协调，达成一 致的行动计划，并于会后落实的会议。 4、培训型会议：财务部各岗位、人员之间互相学习技能、交流经验、沟通 思想的会议。 第五条 会议的分级、分类和审批。 1、跨部门会议：由相关部门组织人员参加，并经财务总监批准和办公室核 实后，由主管部门负责组织召开。 2、财务部内部工作会议：如财务部周例会、季度述职会等，由相关岗位人 员参加，经财务部长（必要时经财务总监批准）批准后由会议组织者负责组织召 开。 第六条 会议的申请程序。 1、会议召开前财务会计员应先向办公室确定会议室是否空闲，避免会议地 点有冲突的现象。 2、组织者应提前 2 天填写《会议申请／通知单》应写明会议名称、会议主 题、需讨论项目、会议时间、地点、参会者名单及应准备的资料，经财务部长批 准后将通知发放给参会人员。 3、跨部门会议的组织者必须提前 2 个工作日填写 《会议申请／通知单》，交 财务总监批准并交办公室审核后，由办公室统一发放。 4、财务部应减少临时会议的召开，因特殊情况临时召开的临时会议，需说 明原因，并视紧急程度由财务部长批准后组织召开。 第七条 会议的组织与召开。 1、凡涉及多个部门负责人或需要公司领导参加的各种会议，均须于会议召 开前 5 天与相关领导确认后，方可召开。 2、已提出申请的会议，如需改期，或遇特殊情况需要更改计划安排时，组 织者应提前 2 天调整会议计划。未经财务总监或财务部长许可，任何人不得随意 打乱正常会议计划。 3、财务部部门会议不能安排在公司级会议相同时间召开（与会人员、地点 不发生时间冲突除外） ，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 4、所有会议的组者和与会人员都应分别做好会议准备，如拟好会议议程、 提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等，并及时通知 与会人员。 5、会议组织者在召开会议前应明确会议目的，并将会议目的在会前进行传 达，避免召开会议时参会人员意见不一致和发生题外争论。 6、会议应遵循“遵守时间，在原定的时间开始，在原定时间之内结束”的 原则。如需延长会议时间，应征得与会人员同意并决定延长的时间。 7、会议组织者应合理安排与会者的发言，有发言超时、偏离主题的现象应 及时制止。 8、会议得出的结论要给与会者确认。 第八条 会议程序。 1、确定会议议题、参会人员，协调会议时间。 2、提前 2 个工作日发出会议通知（述职会议应提前 1 周）。 3、会务准备，如会场布置、座次安排、会场签到、会场设施配备等。 4、做好会议记录，如需要时可摄像、录音、照相等 5、撰写会议纪要、决议。 6、财务部长、财务总监阅改、签批。 7、财务文员督办督促、检查会议决议落实情况，做好会议执行力的统计； 会议记录及执行情况要向财务部长报告（特别是跨部门会议） 。 8、会议决议关闭后存档。 第九条 会议纪律。 1、参会者无特殊情况一律不允许请假，避免在会议当天外出、出差或安排 其他会议。