协商、沟通及信息交流程序.docVIP

协商、沟通及信息交流 控制程序 1．目的 为规范质量、职业健康安全及环境管理信息交流与协商渠道，确保体系的有效运行，特制定本程序。 2．适用范围 本程序适用于公司质量、职业健康安全与环境管理体系的信息交流与协商、沟通和处理。 3．职责 3.1总经理负责建立适当的信息沟通和交流机制，确保沟通和交流工作的有效性。 3.2 管理者代表负责组织实施内外部信息沟通和交流工作。 3.3工程部应建立与质量、环境及职业健康安全信息的交流的流程。信息交流包括公司内部各层次和职能间的交流，也包括与外部相关方联络的接收、形成文件和回应。。 3.4各职能部门负责其职责范围内的内外部信息的收集、处理、沟通和交流，重要信息向分管领导及时汇报，并报人总务部、工程部备案。 3.5 公司综合事务部定期收集员工对环境、职业健康安全的要求，代表员工与有关领导、部门沟通协商。 3.6项目部的主管领导负责其管辖工程项目的周边环境的外部沟通工作。 4．工作程序 4.1公司应策划建立适当的内部和外部沟通过程。包括： a) 沟通内容；b) 沟通时机；c) 沟通对象；d) 沟通方法 当建立沟通过程时，公司应：考虑合规的义务；确保管理信息沟通与管理系统中所产生的信息的一致性，是可靠的。 4.2 内部信息交流的内容 a.质量、环境、职业健康安全方针、目标、指标、管理方案的实施情况； b.重要、重大危害及风险的控制情况； c.质量、环境、职业健康安全绩效监视和测量的结果； d.环境、职业健康安全事故、事件等信息；质量问题的处理等信息； e.内部审核、管理评审结果； f.员工及其代表关注的环境、职业健康安全问题，包括他们的要求、抱怨、期望等； g.有合同关系的物资供应商、工程分承包方的内部信息； h.其他内部信息等。 4.3外部沟通 4.3.1公司应进行与管理体系有关信息的外部沟通。包括与顾客、上级机关、周边社区等相关方的沟通，以达到相互了解、相互信任。 4.3.2外部信息交流的内容 a.质量、环境、职业健康安全管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息； b.上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息； c.相关方有关信息，包括顾客、监理、设计、分包方、政府部门等相关方对环境、职业健康安全方面的期望、意见、抱怨和投诉； d.质量、环境、职业健康安全监察等有关的信息； e.紧急情况下与外部的联络（如消防、救护、医院等）； f.其他外部信息。 4.2 信息的传递和沟通 a.各部门从上级主管部门获取的信息，以及总经理和各分管领导的指示或要求，可通过口头、电话、电传、会议、文件、通知、报表、板报、内部通讯、调查问卷、电子邮件、公司对外宣传材料等形式进行传递和沟通； b.对内部的审核、管理评审、监视和测量、重大安全事故、法律法规和其它要求变化的信息，由工程部、总务部、人力资源部、安全监督办公室等部门负责沟通和交流； c.对环境、职业健康安全危险源、重大危险源的有关信息等由项目部与各部门沟通和交流。 d.综合事务部负责组织、人力资源部协助员工参加安全培训、安全无事故竞赛等活动，使其了解环境、职业健康安全的重大问题、信息，确保其享有参与权、知情权和应有的安全健康权益； e.综合事务部负责定期收集员工对环境、职业健康安全的合理意见和要求，如会议提案、员工合理化建议，并与有关领导、部门沟通、协商，达成协商意见后，及时报告员工或员工代表，并督促、协助实施； f.各部门、项目部对来自顾客、监理、设计、政府和上级主管部门的要求，以及其他相关方的建议、期望、抱怨和投诉的信息，均应详细记录并负责答复、处理； g. 项目部因安全事故和环境污染事件被政府主管部门处罚、被媒体曝光时，应立即向公司领导报告，由安全监督办公室书面记录相应的处理决定； h.各职能部门负责人应充分利用业务系统例会、工作会，向员工传递信息； i.项目部应充分利用技术交底会、工程例会、监理例会等，进行信息的沟通和交流。 4.3 各部门、项目部应充分利用信息，作为实施纠正措施和预防措施活动、改进质量、环境、职业健康安全管理绩效的依据。 4.4 保持必要的协商和沟通及信息交流记录。 4.5 公司级会议，由综合事务部负责会议记录，必要时形成会议纪要并发布。各单位主持的系统会议，主持单位负责会议记录。工程部归口管理与管理体系有关的沟通及反馈处理。 5．记录