住宅小区物业档案管理措施.docVIP

住所小区物业档案管理举措 住所小区物业档案管理举措 PAGE / NUMPAGES 住所小区物业档案管理举措 住所小区物业档案管理举措 物业管理 中档案管理详细管理内容波及 建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。依据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理详细的说明。 ①建筑物档案 A、建筑物原始档案 包含完工查收资料、房子单体完工图，详细清单以下： 产权资料。包含：项目同意文件、用地同意文件、建筑执照。 （1）产权资料。包含：项目同意文件、用地同意文件、建筑执照。 （2）技术资料。包含：完工图 - 总平面图、建筑图、构造图、隶属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘探 报告、工程估算决算分项单、图纸会审记录、工程设计更改通知及技术审定书、隐蔽工程查收记录、沉降察看记录及沉降察看点部署图。 3）完工查收证明书。包含：基建工程完工查收书、建筑消防查收合格证、电信局电话工程完工查收证书、主要资料的质量保证书、新资料、构配件的判定合格证书，水、电、卫生用具等设备及卫生洁具的查验合格证书、沙浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业企业代管的设备。 （4）房子使用资料。包含：业主名单、地点、电话清单、建筑面积计算书。 （5）供电、供水系统如需物业企业暂时代管的，完工查收后加办以下协议及证 书。包含：供用电协议书、用电允许证、拜托银行代收电费 合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水 计划报告单。 B、建筑物保护、改造档案 建筑物保护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本 体进行保护、改造的相关资料： （1）保护改造申请表及同意文件 （2）保护改造工程 施工允许证 （3）保护改造方案 （4）保护改造工程合同 （5）保护改造工程估算书及同意文件 （6）保护改造工程查收说明书 （7）保护改造工程结算（核算）表 （8）各设备及工程使用保护说明书 ] （9）各设备及工程使用允许证（政府规定需要申办的应所有拥有） （10）保护改造工程施工设计图及完工图 C、用户装饰、改造工程档案 用户装饰改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主受权的房子进行装饰、改造工程所产生的文件和图纸资料，一般内容以下： （1）装饰、改造申请表及审察建议 （2）装饰设计图 （3）装饰、改造过程中的管理、监理资料 （4）完工后的查收建议 ②管理工作档案 管理工作档案是指物业管理企业在物业管理平时工作中产生形成和需要采集归档保留的文件资料，主要为： （1）政府颁发的物业管理各项 法例、条例、通知等； （2）制定的各样管理规定、条约； （3）企业 ISO 系统文件 （4）财务资料 （5）工作计划、目标、目标志录 （6）各项管理工作日记 （7）纠正和预防举措方案 （8）质量 / 环境 / 安全控制记录 （9）设备设备保养规程，巡逻、 维修、保养记录 （10）满意度检查记录、回访记录日记及回访登记表 （11）投诉及投诉办理记录 （12）其余需要采集归档的工作记录、服务记录。 3、档案的管理 （1）档案的分类、编目及着录 （2）档案的整理装订 （3）档案的电脑化管理