前台工作内容及职责.docVIP

行政前台工作内容及职责 一、?行政前台接待1.?接待来访者 接待来访客人，询问客人来意，通知有关部门或人员，引领客人入内，递茶倒水，安排客人就座，客人离开时主动道别；看到各部门主管带领客人进入公司，要起立进行迎接，要严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌。2.?接待咨询者若有咨询者来访，应及时通知相关业务部门的人员来负责接待。3.?接听转接电话前台是总机电话，一般电话打进后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接，接听电话要求用礼貌语言，以热情、耐心、负责的态度接听客人电话；4.?接听咨询电话若在前台接到咨询电话，若对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至相关部门；若遇到人员不在时，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；5.?接待推销人员上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知希望他们在公司休息时，如午餐时间等再来；6.?频繁往来的相关人员的接待 1)?物业公司我公司的物业公司名称为上地实创物业公司，物业可提供的服务包括：保安管理；室内的电源安全管理；灯具的维修；电梯厅及洗手间的保洁；信件的代发；电费的收取（每月会先送一次水电费账单，请将物业送来的账单转给石丽荣，其分机是711）；2)?电话网络安装及调试网管杨军负责公司内部的电话及网络的改线、安装和调试等，当有员工有需求时，请及时通知网管，只需记录杨军电话即可。杨军，联系电话 分机是8883)?送水公司固定送水的公司只有一家，前台负责订水事宜，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个，并做登记处理，每到月初时结账，应负责核对当月订水数量，由秦玉良负责向财务申请费用支付即可。4)?预订机票、火车票A.机票的预订，常联系航空售票处的联系人为李春，预订电手机机票要即时查询，在最快的时间内确定，机票折扣浮动较大，错过很容易出高价票，一旦查好合适折扣，需准确出票，现在国内航班全部可以使用电子客票，只需让售票处确定好机票后把确认信息发到前台工作人员手机上，再由工作人员发至出差人员手机上以确认，外出人员即可带有效证件，去机票柜台直接办理登机手续。与售票处结款由出差人员负责结账。 B.火车票预订，常联系的火车票的联系电由出差人负责提供车次、时间等订票信息，前台负责按照提供的信息进行订票，票送到后通知出差人取票，由出差人负责结款。5）快递公司 目前与我公司合作的快递公司是顺风、韵达、申通快递公司，其他部门有需要发快递的文件时应及时协助通知快递公司取单。 顺风快递公司电话： 韵达快递公司电话： 申通快递公司电话： 二、?行政前台与各部门的沟通1.与人事部的沟通1）公司有人员招聘时，协助人事部门给应聘人员打电话通知应聘的各项事宜。2）其它临时性需与人事部配合事宜2.与业务部的沟通???为业务同仁服务：1）?通知业务人员接待来访客户； 2）?通知业务人员领取信函及邮件； 3）?为新来人员办理考勤录指纹等信息；4）?快递：定时通知业务同仁快递取件时间，配合业务同仁发送快递，快递费业务同仁自理。5）?其它。 三、行政前台日常事务1.?保证前台电子设备的正常使用前台电子设备包括：电脑一台；考勤机二台；佳能复印机一台；若电脑和考勤机故障，可以找网管杨军；若复印机故障，可以找我们长期合作的马纯标，联系电话联系解决问题。2.?考勤管理 负责新来员工的指纹录制和上传、考勤信息的登记和设置；每日应统计和收集当日未打卡员工的勤情状况，并录入至考勤软件系统中，做到日清日结，不得随意修改考勤各项信息；每月3日之前将上月考勤总报表交至主管处。 3. 负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，做到客人即走即清洁，随时保持整洁干净；服务台确保整洁无灰尘；所使用的办公设备确保无尘，主要有：电话、显示器、主机、键盘、推拉柜、托板、文件架、打印机、复印机、扫描仪、路由器；大厅内沙发、茶几整洁无灰尘，客人使用过的纸杯及时清理；大厅绿植保证无枯黄枝叶，绿叶上无灰尘；花盆、盆托无灰尘；确保绿植无移位 4.?每日应更新员工通讯录 公司不管是否有新进或离职员工，都应在每月2-3日制作新的通讯录，分发至各部门主管手中。5.?前台电源管理前台管理前厅照明灯及电子仪器电源等，每当上班时，需将前厅照明灯全部打开，下午下班后须将电子仪器电源及电灯全部关闭后方或下班。6．出门条管理?公司所有外运大件物品需填写出门条，由前台根据实际情况进行填写，不得弄虚作假。 四、接听电话礼仪: 1、目的：通过电话，给来电者留