模型化的企业制度及流程管理系统.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 模型化的企业制度及流程管理系统  介绍了模型化的企业制度及流程管理系统的特点，以及模型化的管理系统的原理。  模型化的企业制度与流程管理系统是相对文件化的管理系统而言的。在模型化的系统中，企业全部制度和流程都在同一个管理模型中进行制定和维护，全部制度和流程的描述都采用统一的建模语言和方法，并通过此统一的建模语言和方法实现对制度和流程元素的数据化、结构化、标准化、规范化及可视化管理。  模型化的企业制度与流程管理系统的另一个特点是，管理文档由此模型系统自动产生。比如，制度文件、流程手册、标准作业手册、程序文件、作业指导、岗位职责书等这些在文件化管理系统中的支撑文件，在模型化的管理系统中将只是一种输出形式。  当然，要实现所谓的模型化管理，需要借助于最新的IT技术，简洁来说就是需要基于这种理念开发一套软件，也就是所谓的模型化的企业制度与流程管理系统。目前绝大部分状况下，文件化的管理系统是基于微软公司的office系列软件来实现的。  当企业的管理者要制定一套管理制度和流程时，假如是基于office进行工作，那么一般会先创建一个文件夹，文件夹的名字即制度和流程的名称。在此文件夹中，一般会先用Visio的格式画一张流程图，但流程图并不能完全讲清晰一个流程的全部具体信息，因此我们还会写一份制度及流程说明手册，一般为Word形式。同时，我们还会建立一个子文件夹，这个子文件夹中有此制度和流程所用到的流转表单的模板。做完上述三件事，我们就认为制定了一套制度和流程。也就是说，流程图、制度及流程手册、表单模板三者构成了一套制度和流程。这是典型的文件化的、离散型的制度和流程管理体系。那么，这样的体统有什么问题呢？  假如我们需要修改某一个制度和流程，比如我们改了流程图中某一流程结点的名称和相应的岗位以及所用表单，流程手册和表单模板并不会自动更正，而是需要人工一一加以修改。当制度和流程许多时，这种全都性往往就会出现问题。这种修改其实也是一种信息的重复录入工作，是一种不增值却又增加错误机率的简洁劳动。  另外，不同的人在描述相同的制度和流程时，或者同一批人在不同的时间点描述同一个制度和流程时，由于没有一套强制性的业务描述规范，就会出现描述的差异。比如，同样对于“供应商询价”这个结点，有的时候可以描述成“向供应商询问材料价格”，有的时候可以描述成“向供应商询价”，而完成此事的岗位又可以描述成“选购助理”或“选购业务助理”。之后，当不同的人来读这两个结点时就会产生不同的理解。有的人可能会认为“选购助理”和“选购业务助理”是同一个岗位，有的人可能会认为是两个不同的岗位。假如IT人员基于此开发系统，就会出现是设定两个不同的角色并配以两套不同的权限，还是同一个角色匹配一套权限的差异。另外，由于没有强制的规范性的描述，各部门间或业务人员与IT人员在争论同一个管理节点时，往往会发生“各说各话”的现象，都认为对方懂了，但其实大家说的是两回事。  还有，文件化的管理体系，没有体现管理要素间的关联，而实际上这些要素是紧密联系在一起的。比如，描述完一套选购部门的管理制度和流程后，假如我们想要知道在这套管理体系中，毕竟涉及多少岗位，每个岗位涉及多少流程，假如我们想出具一套选购部门各岗位的职责及操作说明，通常需要依据这套文档重新进行整理，不能直接获得这些原本已存在的信息。  那么，模型化的管理系统又是如何工作的呢？基于模型化的工具描述制度和流程时，除了强调全部的人都连到同一个服务器和同一个数据库，用同一套软件进行工作外,更为主要的是，还强调大家都必需采用统一的建模语言进行描述。比如，我们需要对选购部门的制度和流程进行梳理，那么我们不是直接绘制选购部门的流程图或直接写制度。我们要做的第一步是将业务流程分解为组织、功能、数据和产品及服务四大一级要素。我们首先对此四大一级要素进行描述。详细做法是，先建立选购部的组织结构模型，可以具体到详细岗位甚至个人。这一步一般都比较简单完成。第二步，是基于岗位描述清晰每个岗位的工作。详细操作是发一套调研表，要求各岗位的人员填写自已每天都做一些什么事，有什么职责，同时完成这些工作需要什么样的输入信息并且会输出什么信息。一般来说，所谓的信息是精细到表单这一层，即输入什么表单，输入什么表单，包括这些表单是书面文档形式还是电子格式的表单，假如是电子格式的表单还需要注明是在什么信息化系统中的表单。将这些信息收集上来后，将这些信息分别梳理成功能视图，即选购部的业务工作分为几大类，每一类又详细做一些什么事；数据视图，即选购部毕竟用到哪些表单，这些表单的分类及存在形式。第三步，我们还要梳理出所谓的产品和服务视图，即选购部详细对其它部门或者对外供应什么样