提高知识管理系统信息有效性的思路.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 提高知识管理系统信息有效性的思路  一、学问管理软件的分类  从学问流淌的角度看，学问的流淌主要有三种方式：人--电脑、人--人、电脑--电脑。学问管理软件包括支持这三种学问流淌方式的软件。  不同的学问流淌方式，需要不同的软件支持。见下图：  本文就第一类软件进行争论。人对电脑的系统,强调通过软件的优秀设计，提高系统内容的信息有效性，提高使用者的检索效率。信息的有效性是反应使用者在学问管理系统中检索目标信息的效率凹凸的指标。  属于这类的学问管理软有很多种，本文只争论其中的文档管理和学问仓库系统。学问仓库用于存放各类学问，如企业规章制度文件、各种经验、备选的技术方案以及各种用于支持决策的学问。学问仓库的主要功能是使员工高效率地获取学问。  二、学问管理系统的设计思路  学问管理软件与传统的信息管理软件的最大区分在于，学问管理软件能够为用户供应表示学问的各种条目的语境信息，使使用者更简单地获取学问。从学问的流淌的特点来看，学问管理软件应当遵循一些共同的设计思路。  1．提高信息检索效率  使用者获取信息有三种方式：搜寻、浏览和接收。  搜寻是搜寻是指使用者在知道目标信息一部分特征的条件下，使用搜寻工具查找信息的方式。人们使用互联网搜寻引擎查找信息就属于用“搜寻”的方式获得信息。使用搜寻的方式获取信息的弊病在于，随着信息的增多，搜寻结果的无效性会增加。就是说，假如搜寻引擎返回10000条没有规律结构的搜寻结果，那么，这些搜寻结果对于想查找一两条确定信息的人来说，是没有意义的。  浏览是使用者在软件系统的“路标”指引下，逐步缩小目标空间的信息获取方式。人们通过Sohu分类目录，逐步查找目标信息的方式，就是通过“浏览”的方式取得信息。通过浏览的方式获取信息的弊病在于，当用户不知道目标信息的精确分类时，在海量信息中查找将非常困难。  接受是使用者被动的取得信息的方式。现在很多网络公司通过邮件列表系统，向客户群发送电子邮件，使用户准时了解网站最近更新的方式就属于采用“接受”的方式使用户取得信息。从用户的角度看，由于这种信息获取方式是被动的，因此，只有对用户的需求有精确的了解和划分的条件下，才能使用户取得有用的信息。  以上是人们获取信息的三种主要方式，但是很多信息管理软件仅仅注意为用户供应海量地信息，而不是注意于为如何使用户最高效率地获取信息，最终会使用户陷于信息过量的窘境。在信息系统中采用适当的技术可以有效的提高信息效率。  通过关键词来索引信息的技术，在很多信息管理软件中都有应用，例如在文档管理系统中，用户可以通过输入关键词查找文档。在通常状况下，每一篇文档的关键词由用户自行选择。这使系统中的关键字数量急剧增加。从检索者使用的角度看，假如没有统一的关键词列表，仅仅通过检索者自己熟识的关键词，会降低检索的全面性。  这个问题的一种解决方法是采用关键词掌握。由信息专家和各个领域的专家依据学问管理系统的主题，制定一个关键词表，对于录入学问管理系统中的每一条信息的关键词只能采用关键词表中列出的词汇。同时，将关键词表对使用者公布，或采用适当的方法，引导使用者通过关键词表中的词汇检索信息。在系统运行过程中，由专家组依据关键词的使用效率和使用者的反馈意见，动态更新关键词表中的词汇。  多重分类  多重分类是指对一条信息采用冗余分类，将一条信息依据的它的多种类型的属性，归属于多种分类，为使用者供应多条检索浏览的入口。  例如，“2000年5月5日，学问管理(中国学问管理网前身)被《环球时报》推荐为学问管理权威网站！”这条信息可以从多个角度进行分类。它属于5月份的学问管理新闻，同时也属于学问管理网站资源，也是中国学问管理网站阶段成果的标志。对这条信息进行多重分类，使新闻的搜寻者、学问管理网站资源的查询者以及查阅中国学问管理网成长历史的人，都供应了非常便利的检索入口。  相关信息  学问的获取有很大的偶然性，当各种学问和信息相互交叉时，人们更简单发觉新的学问。犹如学术论文的参考书目的作用一样，给每一条信息加上相关信息可以提高使用者的检索效率。  在学问仓库系统中，确定每一条信息的相关信息由系统自动完成。人只起关键性的作用，依据信息学专家设计的算法，系统依据每条信息的主题、来源、归属项目和关键词等信息自动计算各条信息之间的关联系数，并动态地更新。  学问地图  学问地图是用于帮助人们知道在哪能够找到学问的学问管理工具，用于帮助通过浏览方式搜寻信息的员工高效率地查找所需的资源。企业学问地图将企业各种资源的入口集成起来，以统一的方式将企