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公司文件和档案管理制度 一、公司文件的管理 （一）目的 为规范公司公文、文件管理，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，使公司各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 （二）内容 1、收文管理 1.1公司收文处理要坚持统管理的原则。不论从何种途径收到的公文，须由公司行政部登记。 1.2行政部贴签后及时呈送领导审阅、批示，相关部门、办事处传阅，不得积压。审阅、传阅后由行政部及时归档，妥善保存，以便查阅。 1.3凡需承办的公文，经公司总经理批示后，由行政部按批示意见抓紧办理，限时性文件必须在限定时间内完成。 1.4文件阅毕或办理结束后，阅文人应主动将文件交还行政部。 1.5传递机密文件时应当采取相应的保密措施，要严格控制文件传阅时限。 1.6对应当销毁的文件，做好登记，经总经理批准后及时销毁，销毁时，需有两人以上在场。 2、发文管理 2.1文件的分类:公司文件按密级分为:保密受控和普通受控文件；按行政级别分为:公司级和部门级文件；按内容分为:行政管理文件、人力资源管理文件和质量管理文件。凡是公司发出的文件、通知、决议、申请、编写的会议纪要和简报，均属发文范围。 2.2所有上报或下发的文件均由公司行政部负责办理，其他各部门和个人不得自行向上或向下发送文件。 2.3下发文件主要用于:公布公司的规章制度；转发有关部门文件；公布公司内的职位任免事项；公布公司的决定；发布公司有关奖惩决定和通报；其他有关公司经营的重大事项。 2.4发文程序 2.4.1各部门需要发文，应事先向公司行政部提出申请，并交总经理审批。 2.4.2同意发文时，先由部门负责人对文稿进行审查和修改。 2.4.3经分管负责人核稿后，附发文稿纸于首页，详细填写发文稿内容，请公司总经理签发。 2.4.4经总经理批准签发后的文稿由行政部统打印编号和发送，并交公司档案室备查。 3、文件的借阅 3.1行政部要及时登记收文、发文目录，以便查阅。 3.2各部门因工作需要借阅一般文件，可就地阅看，按时归还。对有密级的文件须经分管领导同意后方可借阅。不允许拆卷和在文件上勾划等。 3.3如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。 4、文件的归档 4.1公司文件归档按内容进行归口管理:行政管理文件由行政部负责管理归档；人力资源管理文件由人力资源部负责管理归档；质量管理文件由品质部负责管理归档；公司秘密级以上的文件由财务部档案室负责管理归档。 4.2归档的内容: 4.2.1上级机关来文，包括上级对报告、申请的批复。 4.2.2公司发出的管理制度、报告、决议、通报、纪要、工作总结、领导重要发言、各种会议纪要。 4.2.3反映公司先进人物事迹的音、像摄制品。 4.2.4公司参加各种会议等的音、像摄制品。 5、文件的密级分类及分类标准 公司文件根据其价值，分为绝密、机密、秘密、普通四级； 5.1绝密级文件:直接影响公司权益的重要决策文件资料； 5.2机密级文件:属于公司最重要的信息，如泄露会使公司的利益受到严重的损害，包括:财务部门文件、统计资料、资金动态、公司规划、经营情况、总经理办公会议记录、全部合同协议、中高层领导人事档案以及其他需保守机密的重大事项。 5.3秘密级文件:公司重要的信息，泄露会使公司利益遭到严重损害，包括:公司中层以上员工人事档案，部门经理办公会议记录，职能部门掌握的信息，及其他尚未进入市场的或尚未公开的各类信息和需保密的事项。 5.4普通级档案:公司内部文件、资料，对外公开不会对公司利益造成损害，但此类文件未经公司主管领导批准不许对外查（借）阅。