电子发票电子化报销、入账、归档案例（中铁联合国际集装箱.PDF

电子发票电子化报销、入账、归档案例 （中铁联合国际集装箱有限公司） 一、企业简介 我司是经商务部、国家工商总局批准成立的中国铁路首家对外招 商引资的中外合资公司，注册资本42 亿元，主要负责铁路集装箱中 心站的建设及运营，面向市场和客户承接国际货代、多式联运业务， 承揽集装箱公路运输、配送及物流业务，承包集装箱班列业务。自 2007 年3 月成立至目前已投资建设运营13 个铁路集装箱中心站，遍 布国内主要经济中心和主要铁路干线，成为中欧班列重要的始发到达 枢纽，是中国铁路集装箱场站走向市场的标杆和样板，是各地现代物 流发展的重要基础设施与多式联运的集散中心。 二、试点前电子发票管理痛点 1、传统手工报销操作痛点。对于日常报销中越来越多的增值税 电子普通发票，给财务管理带来新挑战，日常流程是：经手人打印出 电子发票，在税务网站上查询发票真伪并承诺没有重复报销，手工填 写纸制单据，财务人员建立辅助台账在审核时检查避免重复报销，重 新复核发票真伪，整个过程耗费大量时间与精力，没有达到电子发票 安全性及简化会计工作的效果，也失去电子发票节能环保的意义。 2、增值税发票管理痛点。公司下属的各中心站作为专业铁路集 装箱场站，面向社会承揽全程物流业务或集装箱发运、装卸、堆存等 业务，客户种类繁杂、规模不一、数量众多，有的中心站每月需要向 客户开具的增值税专票和普票，多达2000-3000 张。公司现行的收入 与开票模式已经成为业务发展的瓶颈，成为企业增值税发票管理水平 提升的瓶颈，目前的流程是：制单人员通过公司自主研发的中心站场 站作业信息系统填制收费清单，打印纸质清单后，手工整理、归类、 核算；开票人员根据归档的收费清单，区分客户、税率，按日或定期 完成在税控系统中增值税专票或普票的开具工作。发票抵扣联与发票 联交予客户，记账联流转至会计进行记账、核算、归档。整个过程手 工作业多且繁琐，工作量大，易出错，人工参与过多导致开票风险高， 半成品的开票信息需要手工维护，效率低下，没有精细化的发票管理， 难以达到简化客户办理业务的流程与手续，缩短业务受理时间，提升 客户满意度的目标。 三、试点目标、整体解决方案及试点组织 （一）试点目标 此次试点主要目标是依托开发金蝶业务系统，通过全面的业务梳 理和系统优化改造，实现电子发票报销、入账、归档全流程电子化管 理，从而提高财务人员的工作效率，降低企业的运营成本和人力成本， 进一步深化实施会计信息化工作。在此过程中，发票和附件智能多样 化采集、发票自动合法合规性校验、发票可抵扣税额自动计算、报销 单据智能生成、图像匹配辅助审核，发票在全流程、全业务可视化， 达到原始单据数字化存储、可视化查询，最终实现电子发票电子化报 销、入档、归档全过程。在电子归档系统里存储、检索、查询电子发 票，并且归档存储格式符合要求，元素齐全，管理过程规范且电子发 票真实性、完整性、可用性、安全性有保障，并形成可推广、可复制 的经验和做法。 （二）试点项目整体解决方案 公司对试点项目进行充分调研、讨论、分析，基于优化业务流程、 全面提升工作效率、降低发票管理风险的考虑，综合现有审批流程、 系统使用情况和改造成本效益，确定试点方案。对硬件方面进行升级， 升级后硬件设备专用于试点项目；软件方面通过结合公司业务实际， 对财务软件升级并开发相关系统模块。 电子发票报销、入账、归档的总体方案如下： （三）试点组织 公司成立专项工作组，由总经理吴永奇任组长，信息部和财务部 共同参加专项工作组。公司选择财务软件供应商金蝶公司合作，双方 签署项目服务协议。本试点项目由金蝶深圳总部和金蝶北京公司负责 开发实施。 四、系统建设及投入 电子发票报销、入账、归档平台建设采用先进和高度商品化的软 硬件平台、网络设备和开发工具。因其重要性，对于系统的外部安全 性、内部安全性、运行安全性都提出了非常高的要求。平台结合SOA、 云计算、档案加密等技术，促进IT 构架与业务的相互融合、协同工 作。 （一）系统架构 硬件系统建成了高可靠性、高可用性和高安全性的应用、数据库 双机热备系统平台。系统进行了无单点故障设计，服务器主机系统都 实现系统冗余，当一台服务器出现故障时，可以由另一台服务器承担 服务任务，从而在不需要人工干预的情况下，自动保证系统能持续提 供服务。 软件系统具有良好的应用扩展性，支持公司的多组织架构体系