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博 道
总负责人 :朱宏亮
内场负责人:马新兰
外场负责人:马海生
东 方
会
务
执
行
计
划
书
会议时间
会议地点
参加人员
阿斯
内场负责人
: 2015 年 1 月 8 日-1 月 9 日
:长春路 - 长福宫酒店
:博道东方全体员工及董事会部分人员
会务执行总监
外场负责人
场
场 外 负 责 人 场 内 负 责 人
迎宾组( 4 人)
签到组( 8 人)
检票组( 2 人)
茶水、水果区( 1 人)
物品区( 1 人)
茶展区 (1 人)
桌长组 (20 人)
灯光、音响组 (2 人)
助教组( 1 人)
机动组
引位组( 4 人)
财务组 (4 人)
人员分工
1 后勤保障专员:负责准备总裁班所需相关物资,清单如下:
内场负责人。酒店方面:会场、音响、话筒、投影仪、电源、水牌、果盘、饮用
水等;
内场负责人。讲师方面:讲师备忘录、食宿、讲师要求其他物质、讲师席卡、白
板、白
板笔、白板擦;
外场负责人。会务服务方面:签到处、茶歇处、咨询处、处等席卡,签到表,
茶点,学员以及嘉宾听课证,会场服务人员工作证、课件、
课程调研问卷、学员及工作人员午餐预订或晚宴安排;
内场负责人。会场营销方面:近期项目介绍、报名表、现场报名
优惠政策、公司展业手册、项目报名表等;
外场负责人。组织布置会议室:确定室内各项设备到位情况,包括桌椅摆设、投 影仪、
会议电脑、麦克风、电源、白板、笔、白板擦、茶歇等 (2)签到人员:负责签到台以及签到台相关物质的摆放以及每天课前学员的
签到,以及用餐情况统计和餐费的收取
【参考话术】
签到:您好,请这边签一下到;
您好,请问您是学员还是来试听的嘉宾;
您好,请问您是哪位介绍的的客户;
您好,请您在这边您的名字后面打一个勾就可以了;
引位: X 总,您好,这是您的听课证和课件,请您佩戴好听课证,拿好您
的课件,里面请;
(3)引座人员:负责在教室门口检查听课证和具体的引位 【参考话术】
检查听课证:您好 /X 总,听课证是您在课堂内身份的凭证,请您佩戴好之
后再进入课堂;
您好/X 总,需要我帮您佩戴下么? / 需要我帮您拿一下您的
东西么?
具体的引位: X 总,这边请;
您好,请问您是学员还是来试听的嘉宾…您这边请;
(4)音控专员:保证会务用电脑、话筒、音响、投影仪的正常使用;
准备好会务用相关音响资料,包括公司简介视频、讲师简介视 频、开场音乐、课休音乐、召集音乐、游戏用音乐或视频、散
场音乐及视频并适时正常播放;
(5)助教专员:保证讲师的授课道具能正常使用(无线麦、白板、白板笔、白 板擦等);
适时且及时帮讲师擦白板,换白板笔;跑脉;
每隔 45 分钟为讲师添一次茶水;
(6)咨询专员,
公司近期项目的介绍和推进;
(7)摄影摄像专员:保证摄影机 /摄像机的正常使用;
注意抓拍以下镜头:学员进场镜头、领导发言镜头、嘉宾 镜头、学员听课镜头、互动镜头、讲师授课镜头;注意要
有全景也要有特写;
(8)会场财务专员:根据确定的会务流程,制定会务预算,申请专项会务费用; 负责会场财务管理,包括进账、消费情况的登记、零钱的
准备等
(9)会务总监:负责监督和检查上述人员工作是否尽责以及工作人员之间的组 织和协调;
做好突发事件的相关处理工作;
说明: 1)后勤保障专员和会场财务专员可由同一人担任;
2)引座人员与咨询人员可由相同人次担任;
3)在人员有限且与正常音控任务无冲突的情况下,音控专员可兼任摄像
人员;
4)助教专员可由主持兼任。
岗位职责
一、 大门口及停车场:
要求:
1、 第一天早上在酒店附近的路上安排好同仁, 为客户指引到达酒店的路线, 防止客户 找不到酒店的具体位置。
2、 每天早上礼貌热情引导学友停放好车辆; 除第二天外每天的到岗时间为会务组统一 到岗时间,离岗时间为开课后 30 分钟;
二、 迎送宾区:
要求:
1、 热情、微笑、点头、大声向每位学友问好;站姿大方即可、不需弯腰鞠躬; 早上:早上好!欢迎参会!
下午:下午好!欢迎参会!
中午下课:谢谢参会!午餐愉快!
晚上下课:谢谢参会!晚餐愉快!
2、 到岗时间按会务组统一规定时间到岗,送宾到岗时间为老师下课前五分钟;晚 课前到场时间为进场前 40 分钟。
1、2、
1、
2、
3、
2、
3、
4、
5、
6、
7、
三、 餐厅协调:
1、在学员下课用餐时需提前五分钟拿着纸巾到达餐厅。
2 提醒餐厅人员提前做好准备,保证学员能够准时有秩序的用餐。
四、 水果区:
准备:水果区专组
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