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PAGE 1 PAGE 1 “档案知识管理模式”中显性知识的收集  显性学问的收集主要是通过文件的归档来实现。在这一方面，传统的企业档案管理有比较成熟和规范的体系。但是，从学问管理的角度来看，仍有很多方面需要改进与拓展。  显性学问的收集主要是通过文件的归档来实现。在这一方面，传统的企业档案管理有比较成熟和规范的体系。但是，从学问管理的角度来看，仍有很多方面需要改进与拓展。  (1)对非正式或一般性文件的归档  企业档案部门一般都制定有《文件材料归档范围》，并据此开展文件归档、档案收集工作。但是，传统的《文件材料归档范围》强调对有凭证价值的正式文件（records）的归档，而将很多非正式的文档（documents）或凭证价值较小的一般性文件排解在归档范围之外。  北京某公司的一名技术员说：“我们公司的档案人员就像古代皇帝身边的史官，把公司领导的一言一行都记录下来。领导昨天到哪里视察啦，今日做什么重要讲话啦，都存留下了照片、讲话稿。但是这些东西对于像我这样的平凡员工来说根本没用，不能解决实际问题。我最需要是那些经验丰富的老专家、老员工撰写的材料，看看他们做的项目建议书，我就知道如何撰写项目建议书，看看他们写的经验总结，我就知道应当避免犯哪些错误。可是这些东西往往在档案室里找不到。”与之形成鲜亮的对比是，国外一些实施学问管理的公司一般都很重视收集公司内部BBS（BulletinBoardSystem）或论坛上的平凡员工发表的文章或帖子，因为这些文章或帖子记录了平凡员工的工作心得或蕴含了平凡员工的创意见解，具有重要的学问价值（情报价值或参考价值）。  假如档案部门过于强调对正式的、具有真实性和凭证价值的文件、档案（recordsarchives）的管理，而忽视对非正式的、不具有真实性和凭证价值的文档（documents）的管理，就会使组织很多学问资源被流失。例如，在北京某信托投资公司，档案由公司行政管理部下的一名档案员负责管理。公司文件归档的做法很简洁，员工将本人经办完毕的“重要文件”直接交档案员保管。所谓“重要文件”，在该公司是指经领导签字、盖章，具有法律凭证意义的纸质文件。但是，除了“重要文件”之外，公司其他纸质文件和全部电子文件都没有被归档保存。公司的业务大都是涉及面广、过程繁多、操作复杂的项目。完成这些项目，需要员工创造性地运用大量专深广博的业务学问。这些学问可能自然而然地被记录在员工为工作之便而编写的计划草案、行动草图、项目通讯录等文档之中。但是这些文档通常是不需领导签字、盖章的，也不具有法律证据价值的，临时性、过程性的文档，因而没有被公司有效的掌握、管理起来。具有讽刺意思的是，该公司没有熟悉到这些文档对组织的重要性，而它的员工却把这些文档当作个人极其重要的资本。几乎每一个员工离职时，都会把自己在这家公司工作期间内产生的各种文档拷贝、带走。当他们查找新工作时，他们就会很自信地把这些文档拿出来向新东家展示：你看，我在某某公司做过这些重大项目，我有丰富的经验和学问。而且，这些文档也会成为他们在新公司工作中可供参考、借用的模版与范例。据说，甚至有员工因怨恨该公司，临走时将原属自己使用的电脑进行硬盘格式化，留给后来者一片空白。  再如，哈尔滨某传媒公司2003年有一个项目，项目团队撰写了《项目建议书》、《项目计划书》等文件，后来因客户方面的特别原因，项目没有正式实施。没想到，过了两年多后客户又要求重新启动该项目。但是，公司已经无法找到当时有关这一项目的档案。因为该公司档案人员认为没有实际启动的项目的文件不是正式文件，无须归档。  由此可见，实施“档案学问管理”要求企业档案工作者重新端详传统的文件材料归档范围。正如宗培岭教授所言：“为推进企业档案学问化管理，档案部门应树立‘大档案’观，借助各种载体和媒介扩大收集的范围与对象，突破传统的狭隘的档案观念，按企业学问的内容扩大档案的外延”。一些企业档案工作者也渐渐看到这一问题了。北京某运输企业档案员潘女士说：“实施学问管理，应当大大扩大档案收集的范围。我们国家的档案定义强调‘有保存价值’，这其实很好。你想一想，任何记录甭管是有凭证价值，还是有参考价值，都属于‘有保存价值’，因而都是档案。我们应以‘档案’的名义，名正言顺地将其予以收集起来。”  (2)对电子文件的收集  前述那个信托投资公司的事例，已经说明不收集、管理电子文件的后果。总体上，现在企业档案部门都比较留意电子文件的归档、收集。但仍有一些电子文件简单被企业档案部门所忽视。  一是，结构化数据的收集。  一些企业档案部门将“电子文件”局限于非结构化文件，主要是OA系统产生的文本文件，而对于财务管理系统、人力资源管理系统等业务