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浙江省实施《归档文件整理规则》办法 浙江省实施《归档文件整理规则》办法 1.引言 1.1 为了适应计算机管理档案的需要，简化文件归档整理程序，提高档案工作效率，根据国家档案局行业标准《归 档文件整理规则》，特制定本实施办法。 1.2 本办法适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理 工作。 1.3 本办法实施的前提条件是使用计算机和有关适用的档案管理软件。 1.4 本办法所称归档文件是指各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕、 应作为文书档案保存的各种纸质材料。 1.5 归档文件整理的单位是件。一般以自然件为一件，逐件整理归档。 1.5.1 单份文件，一份为一件。 1.5.2 文件正本与定稿，正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件。 1.5.3 报表、名册、图册、期刊等，一册（本）为一件。 1.5.4 同一年度形成的来文与复文（包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等）为一件，跨年度形成的可各 为一件。 2. 归档文件整理原则 2.1 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.2 归档文件整理原则 遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。 3.归档文件质量要求 3.1每件归档文件均应齐全、完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 3.2 归档文件的纸张，书写、装订材料等应符合档案保护的要求。用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格；归档文件的 字迹应确保耐久性；归档文件应无金属物。 4. 归档文件整理方法 4.1 装订 4.1.1 归档文件应逐件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转 发件在前，被转发件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 4.1.2 使用装订的材料应符合档案保护的要求，且简便易行、成本低廉。每件归档文件可用缝纫踏线（沿装订线 或左上角斜角踏线）或使用文件存档固定套固定归档文件，页数多的装订可采用三孔一线。装订应不影响归档文件的 阅读和复制。 4.2 分类 分类方案可以结合年度、保管期限、机构 （问题）制定。同一全宗内档案的分类应尽可能与实施本办法前保持一致， 以保证分类方案的稳定。 4.2.1 按年度分类 将文件按其形成或办理的年度分类。跨年度形成的文件，应在办结年度整理归档。 4.2.2 按保管期限分类 将文件按永久、长期、短期三个保管期限分类。 4.2.3 按机构分类 将文件按形成或承办的机构分类。 4.2.4 按问题分类 将文件按其内容所说明的问题分类。 4.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、一项工作（活 动）、一件事情、简报、刊物等成套性文件应集中排列在一起。 如：按年度—机构—保管期限分类的，将归档文件材料按三个保管期限分开后，同一保管期限的，按时间（或重要 程度）先后排列，并尽可能将同一事由、关系密切的文件材料排列在一起。 4.4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，并在文件首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。归档章设置 全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。 4.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 4.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如 2000。 4.4.3 保管期限：标注归档文件保管理期限的简称或代码。如：永久为“永”，长期的“长”，短期为“短”；或永久为 “Y”，长期为“C”，短期为“D”。 4.4.4 件号：文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。 室编件号在分类方案的最低一级类目内。按文件排列顺序从“1”开始标注。如：按年度—机构—保管期限分类，可一个保 管期限编一个大流水号。 馆编件号按进馆要求标注。 4.4.5 机构：编写文件形成或承办部门的名称或规范化简称，如宣传教育（－番达教育网）处可 简称为“宣教处”。 4.4.6 问题：填写分类方案类目的问