养老院设施设备及用品采购管理规范.pdf

设施设备及用品采购管理规范 1 范围 本文件规定了单位设施设备及用品采购管理规范的职责、程序、监督与考核、记录与表格。 本文件适用于单位提供的设施设备及用品采购管理。 2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。 3 术语和定义 本文件没有需要界定的术语和定义。 4 职责 4.1 各部门负责对所需物资采购项目的提出。 4.2 后勤部负责所需物资的采购管理以及对供方评价。 4.3 后勤部对合格供方名录进行审核、批准。 4.4 后勤部组织相关人员对采购物资的验证。 5 程序 5.1 采购物资分类 5.1.1 一类物资：对本院服务事项产生重大影响的设施、设备； 5.1.2 二类物资：对本院服务事项产生一般影响的设施、设备，如办公用品、办公耗材等； 5.1.3 三类物资：一、二类物资以外的其它的物资，如维修工具、日常工作用品等。 5.2 合格物资供方的条件 5.2.1 在工商部门注册的合法经营者； 5.2.2 具备提供一、二类合格物资的能力； 5.2.3 具有质量保证能力的证明； 5.2.4 价格合理，服务良好； 5.2.5 具有良好的供应物资的业绩。 5.3 合格物资供方的评价与选择 5.3.1 对物资供方的控制方式和程度，取决于物资类别及其对服务质量的影响。 5.3.2 对一、二类物资供方，由各部门提出，后勤部组织采购并进行评价，填写 《供方评价记录表》， 并根据同类的物资质量、价格及服务情况选择2—4家供方。 5.3.3 对零星物资和三类物资采购，由使用人员对物资的验证即为此类物资供方的评价。 2 5.3.4 经评价合格的供方，由各部门填写 《合格供方名录》，报院长审核、批准。各部门建立相应的 档案，以记录供货质量情况。 5.4 合格供方的定期评价 5.4.1 对各部门选择的供方，后勤部会同院办和使用单位每年进行一次再评价，并填写 《供方评价记 录表》，依次更新 《合格供方名录》。 5.4.2 对一、二类物资的供方，如连续两次出现质量问题，通知供方采取纠正措施，如果没有改进， 则应取消其供货资格。 5.5 采购实施 5.5.1 采购计划 各部门根据服务需要及库存情况，对所有物资编制 《物资采购计划表》，经部门领导审核，报院长 批准后实施采购。 5.5.2 采购 a) 各部门根据批准的 《物资采购计划表》、 《临时采购申请单》，按照采购物资的技术标准， 在 《合格供方名录》中选择供方并交采购人员或指定专人进行采购。 b) 第一次向合格供方采购一、二类物资或批量的三类物资时，应签订采购合同，明确品名、规 格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等，必要时应将相应的技 术要求作为合同附件提供给供方。 c) 需要执行政府集中采购的物资，按规定办理有关手续(不在政府集中采购范围的物资除外)。 5.6 物资采购的信息 5.6.1 应包括拟采购物资的信息: a) 对物资的质量要求； b) 对物资的验收要求； c) 其它要求，如价格、数量、交付等。 5.6.2 适当时还包括： a) 对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关标准或鉴定的要求，如对供方产品的安全 认证要求，对加工过程、设备及人员的要求，委托控制的服务要求等； b) 适用的标准体系要求。 5.6.3 物资采购文件应反映采购物资的信息，它包括 《物资采购计划表》、 《临时采购申请单》。 5.7 采购物资的验证 5.7.1 对采购的物资可以有如下几种验证方式： a) 由采购部门进行进货验证； b) 在供方现场实施验证。 对于情况b，应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。 5.7.2 验证活动可包括：检验、测量、观察、提供合同证明文件等方式。 5.7.3 顾客的验证不能免除院里提供合格产品的责任。 5.8 采购结算 采购物品结算时，费用在3000元以下的可进行现金付款，超过3000元以上的应对公转账，如供货 商为个人商贩无对公账户，需要提供银行卡、身份证复印件。 6 监督与考核 3