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档案数据库标准体系的构建 2007-07-20 档案数据库是档案信息资源建设的核心内容 , 也是档案信息系统的中心模块 , 全国以及各地方的档案信息化规划中都将档案数据库建设作为其重点内容。 但现 有标准规范对档案数据库建设的支持比较缺乏 , 主要表现在标准配套性能有限、 约束范围狭窄、 尚未形成标准体系。 尤其是标准体系的缺失导致了目前档案数据 库缺乏统筹、设计盲目、逻辑结构缺乏规范、质量不容乐观等问题。 标准体系是为了使一定范围内的标准建立起协调的秩序 , 并达到规定的功能 所应当具备的、具有内在联系的标准的有机整体。随着档案信息化的不断发展 , 标准化对象的复杂度日益增加 , 系统之间的联系也越来越密切 , 许多系统本身就 是复杂的对象 , 如档案数据库系统。 系统内外活动的复杂性必然要求在各组成要 素在自我表达、交互作用、信息传递等诸多过程中采用约定的标准进行联系 , 同 时要求体现诸多标准之间的相互关系 , 这就要求建立结构优良、 功能齐全的标准 体系。 一、标准体系的特点 1、目标性。标准体系实质上是标准的逻辑组合 , 是为使标准化对象具备一定 的功能和特征而进行的组合。 从这个层面上讲 , 体系内各个标准都是为了一个共 同的功形成的 , 而非各子系统功能的简单叠加。 二、标准体系的结构 标准体系内部标准应按照一定的结构进行逻辑组合 , 而不是杂乱无序的堆积。 由于标准化对象的复杂性 ,体系内不同的标准子系统的逻辑结构可能体现出不同 的表现形式。主要有以下两种 : 1、层次结构。层次结构是表达标准化对象内部上级与下级、共性与个性等关 系的良好的表达形式。 层次结构类似树结构 , 父节点层次所在的标准相较子节点 层次的标准 , 更能够反映标准化对象的抽象性和共性 , 反之 , 子节点层次的标准 能更多地反映事物的具体性和个性。 层级深度如何 , 也体现了对标准化对象的管 理精度。标准层次结构的完备性 , 标志着标准体系的灵活与弹性 , 是标准体系适 应现实多样性的一个重要方面 , 像档案著录标准子系统、 交换格式子系统等都可 以用层次结构来进行表达。 2、线性结构。又叫做程序结构 , 是指各标准按照过程的内在联系和顺序关系 进行结合的形式。 该结构主要体现了标准化对象在活动流程中的时间性 , 比如档 案数据库的设计过程、 档案数据库应用系统的开发都有比较严格的流程控制 , 它 们都是由若干阶段前后相继完成的 , 前一阶段的标准是后续阶段标准得以实施 的前提 , 如档案数据库设计过程中需求标准与逻辑设计规范之间就是线性结构。 三、档案数据库标准体系构建的必要性 档案数据库的建设作为档案机构进行信息资源开发的主体活动 , 是涵盖资源 描述、资源加工、数据库设计、应用系统建设等活动在内的复杂活动 , 涉及大量 人力、物力、 财