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采购验收管理制度 版本状态：A/0 编号： 简洁 规范 实用 下载即用 采购验收管理制度 1.目的 规范采购验收管理程度，确保所购货物或劳务等品种、规格、数量、质量和 其他相关内容符合公司要求。 2.适用范围 适用于公司采购货物品种、规格、数量、质量等验收管理。 3.职责 3.1质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等品种、规格、数量、 质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。 3.2验收人员对验收过程中发现的异常情况，应当立即向采购部或有关部门 报告，采购部或有关部门应查明原因，及时处理。 3.3货物的验收由质量管理部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共 同验收，对收到货物的数量和质量进行检验。 4.管理程序和内容 4.1收货准备 4.1.1货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时，按供应商、货 物交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。 4.1.2对于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、 检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。 4.2待验货物处理 已经到货、等待验收的货物，必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注 1 编制： 审核: 批准： 执行日期： 年 月 日 采购验收管理制度 版本状态：A/0 编号： 简洁 规范 实用 下载即用 明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的货物分开储存，并规 划出“待验区”以示区分。 4.3实施验收 4.3.1货物到货后，货物验收人员应会同使用部门根据“装箱单”、“订购单”、 “合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到 货日期及实收数量填入“订购单”。同时，验收人员填写验收报告单并在上面签 字。 4.3.2质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购 申请的商品或劳务，一律不得签收。 4.3.3质量管理部门验收完毕后，对验收合格的商品或劳务应当编制一式多 联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和 质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时 报告采购部门和财务部门。 4.3.4验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内 容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。 4.3.5验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一 定程度时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来 处理，并尽可能维持其状态以利于公证作业。 4.3.6公证单位或供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责 人核实后，送财务部门及采购部门办理。 4.4 超交处理 4.4.1交货数量超过订购量的部分应退回供货商。 2 编制： 审核: 批准： 执行日期： 年 月 日 采购验收管理制度 版本状态：A/0 编号： 简洁 规范 实用 下载即用 4.4.2属于自然溢余的，由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数 量或重量，经请购部门主管同意后进行收货，并通知采购人员。 4.5短交处理 交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联 络供应商进行处理。 4.6 急用品验收 紧急货物到货后，若尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部核对，确 认无误后，按收货作业办理。 4.7货物验收规范 质量管理部门应当根据货物的重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有 关部门，按照所需货物制定“货物验收规范”作为采购及验收的依据。 4.8货物检验结果处理 根据