记录管制程序（RBA）.doc

文件名称 记录管制程序 文件编号 WJ_RBA-2-02 版本 页次 制订部门 文管中心 制订日期 20XX-2-01 修订日期 1.0 1/1 1.目的 确保RBA社会责任管理体系相关记录易阅读、识别、查阅、储文件、维护与处理,以证明本公司RBA管理系统之有效运作。 2. 范围 本公司及来自外部之有关RBA社会责任管理记录均属之。 3.定义： 无 4.职责 4.1文管中心:负责RBA记录的编码管理，编制全厂《记录管制一览表》，记录之 管理与保存。 4.2各部门：负责各自所需的RBA记录的编制、使用管理及记录的收集、整理工 作。 5. 作业内容 5. 1 各单位于RBA系统运作时,所产生之RBA记录应填写完整、清晰、 签名并保存。 5.2 各单位对所负责保存之记录,应予以有效分类及保存。 5.3 对保存之记录,应编列索引或建立总表查询,以利记录之寻找与调阅。 5.4 RBA运行记录严禁以铅笔记录,或用修正液涂改.各单位对记录应妥为保存,以防 污损、破碎或遗失。 5.5 记录的保存 5.5.1 RBA记录之保存期限请参阅《记录管制一览表》，若作业程序书另有规 定或客户有要求者依规定、要求的保存期限保存. 5.5.2 RBA记录若超过保存期得选择继续保留或予以销毁处理,销毁时各单位，应建立销毁记录, 经单位主管签核. 5.5.3 储存之记录应定期(如每年年终)予以检视,若发现变质或损毁时,应立即处理,并保存其完整 性,若完整性足时,应知会相关单位,尽可能补建资料,若无法补建完整,应报请管理代表裁决。 5.6 合约中有约定时,在双方同意的期间内RBA记录可随时提供客户或其代表评估使用。 5.7 RBA运行记录型式可为书面,样本、图画或储存于信息中(软件)。 5.8 传真文件若需记录保存时,必须先复印再保存以防止失去原有记录。 5.9 窗体文件需专一管制,相关文件上不作格式列管,窗体文件的制订、修订、废止同《文件与资料管 制程序》。 6.相关文件 6.1《文件与资料管制程序》 7. 相关记录 7.1 《文件一览表》 7.2《记录管制一览表》