高速公路土建工程工程内业文件资料管理与档案监理方案.doc

高速公路土建工程工程内业文件资料管理与档案监理方案 工程内业资料是工程竣工验收的重要依据，因此，内业资料整理系统有序是竣工验收的必要前提，在工程实施阶段内业资料是质量控制的重要手段之一。为了确保内业资料的完整、准确。 1.1工程内业资料监理 1、职责 （1）总监办的工程内业资料和文件管理工作接受业主的统一领导和管理，自觉接受省、市交通主管部门、档案行政管理部门、质检部门的督促、指导、检查。 （2）总监办应将内业管理工作纳入监理工作范畴，按照《福建省高速公路监理手册》及相关规定内容要求，认真填写监理日记、常用施工监理表、常用支付表，现场监理应按合同或规范对承包人提交施工原始记录、质量检查报告单，认真审查并签认后报总监理工程师备查，建立档案系统分类管理。 （3）督促承包人建立文件管理机构，配设专职人员负责内业管理工作，及时收集经监理工程师签认的各种内业资料，并按有关规定分类整理，妥善保存。 （4）保证各种监理文件及时有效传递，和档案完整性和安全性。 2、内业资料的收集、整理要求 （1）为了便于内业资料的检查和工程质量的控制，要求养护单位就本合同段的工程情况，根据交通部颁布的《公路工程质量检验评定标准》（JTJ071-98）及省指编制的《福建省高速公路内业资料整理提纲》有关规定，划分单位工程、分部工程、分项工程，并按其规定进行内业的填写、收集、整理。 （2）要保证内业资料管理工作与工程建设同步，从工程一开始，就要认真做好资料的收集工作，进行施工、监理往来文件等资料的收集。 （3）现场原始资料必需真实、准确、可靠，不得追记，不得复印。及时办好各项签证手续。 （4）各种施工原始记录，监理、质量检验等表格格式统一由业主批复，如果承包单位在施工过程中，因工程项目要求需要增加的表格，可自行办理，但要求表格页面大小（采用国际标准A4型纸）、格式业主批复的各种表格和要求相一致，以便于整理、装订。 3、文件管理与传递要求 （1）总监办应根据国家有关公文处理法规的要求，建立健全文件传递、归档制度，并制定出严格有效的实施细则，保证各种监理文件及时有效地传递和档案材料有完整性和安全性，文件材料收集工作应与工程进度同步。 （2）收发文处理 ①各单位必须有专人负责文件收发、管理工作，并应配备相应的设备。 ②发文都应有单位领导人亲自审定或一定会议通过的最后完成和正式生效的文稿，是据以印制正式文件的标准。各单位应备有两份文件归档，其中一份应附该文稿作为本单位的档案。 ③文件在运转过程中必须严格履行登记签收手续。单位收文后，收文人应当面清点交接清楚，保证文件的清洁完整。经详细登记后，附上收文处理单，将其送到领导人批办，之后再根据批示意见分给具体人员或部门处理，批办完的文件都应办公室负责追踪，及时收回归档。 ④有紧急情况，可以使用电话、传真、电脑网络形式通知、报告或请示，但事后应尽快补办正式文件。 ⑤各类文件应分类编号归档。 1.2监理内业及文件资料的归档监理 1、归档依据 根据《福建省高速公路建设项目档案管理办法》的要求，整理、立卷归档。 2、归档内容 总监办与业主、承包人之间有关工程质量、进度和费用的往来文函件和报表均应分类归档保存。档案一般分为： (1)行政档案内容 ①总监办与业主之间往来的函件； ②总监办与业主之间往来的函件； ③总监办与承包人之间往来的函件、书面协议、申请批复、会议纪要； ④总监办与技术专家之间往来的函件； ⑤监理机构内部来往的函件、请示报告、报告的批复； ⑥工程监理月报、监理报告。 (2)计量（支付）档案内容 ①承包人提出的延期索赔申请以及批准的延期时间和索赔的费用。 ②设计变更的费用计算； ③各类支付证书； ④保险单及付款收据； ⑤其它的费用支付证明； ⑥工程进度月报。 (3)技术档案内容 ①开工及停工、复工指令； ②现场指令； ③监理日记 ④检查记录； ⑤试验记录； ⑥施工现场声像材料。