063 外贸邮件回复技巧.pdfVIP

最近这些年外贸这一快，我的工作方式使我接触了可能有数千个国内工厂的外贸人员， 我是作为国外客户采购代理与他们接触的，也有目睹他们与国外客户之间的接触。这样的接 触越多，我就越对我们外贸界的人员素质越发悲观与叹息。今天，其它我且不说，因为问题 很多，我前段时间写的被外贸界朋友觉得深有感触的一篇文章 《外贸人50 条常见罪状》，就 是从中总结出来的。今天，我仅从“外贸客户邮件回复的对应性” 的角度来展开谈谈，因为我 发现这是朋友们在回复国外客户邮件时最常发生、最多发生、却最易忽视的问题。 解释一下，“对应性”指的就 针对性、关联性、相对性。针对什么？关联什么？相对什么？ 当然是针对、关联、相对于你要回复的国外客户邮件的诉求、提问、询盘细节，以及逻辑顺 序等方方面面。对此，可能很多朋友都无察觉。但我却感到很可笑、可气，每当我的邮件或 国外客户的邮件被回复得很糟糕时。这样的现象，少则罢了，可惜它们每天不断地出现在我 的收件箱里。邮件回复的对应性，是个基础性问题、常识性的问题、也是个大问题！ 做外贸，可能每天都会收到询盘，那每天你都可能犯这样基础性的错误。你回复客户询盘 后客户再回复你的几率 （复盘率）低，更不用说成交率低，原因何在？我觉得，外贸客户邮 件回复的对应性，可能是根本或重要原因之一。 一、称呼 称呼属于礼仪，礼仪讲求的 “客尊”原则。 1、不管是客人首次给发邮件或询盘还是后续的，客户称呼你“Dear A”，你的回复也当对 应为“Dear B” 。若你回复客户“Hi A”，就会让人感到发“顿” 。以此类推，如客人邮件“Hi A”， 你的回复也当对应为“Hi B” 。其他，同理。 2 、客户邮件称呼你“Dear Mr. 名+姓”，你回复客户也当 “Dear Mr. 名+姓” 。若你回复客 户“Dear Mr. 姓”或“Dear 名”，就不规范 （规范性就是对应性）；若你回复“Dear Mr. 名”，那 就是错的，因为无此表达 （我知道有不少朋友对此无意识）。 二、漏点 1、客户询盘中，明确要求你报盘，明确要求你提供产品参数、参考图片、价格、相关条 款、等。你的回复，应当是全部都提供；不能提供也没关系，但你当说一声，为什么不能提 供及什么时候可提供。普遍的 ，只报价，即使有产品参数也不全面，更不用说不附参考图 片或相关条款了。要知道，对大多数行业而言，一个特定的价格，是必须要对应特定形式的 产品（参考图片），以及特定规格的产品（产品参数），以及报价基于的交易条件、付款条件 等（相关条款），而且可能还包括安规等认证了。你少了哪样，能说的过去？让客户去猜？ 我告诉你，对大多数客户而言，客户不会猜，也不会再重复问你，你“漏点”了，只会因你的 “不专业”而不理你了。客户有更多、更好的选择，来源于比你“专业一些” 的同行。现在不 “价格为王”的时代，价格重要，质量重要，服务也重要。你丢三落四，客户有理由相信你不 会在你们公司内部时传达定单信息时也丢三落四？就不要说你的丢三落四是不尊重客户了。 2 、客户邮件中，提了五点要你回答的问题。你回答了其中三点，结束。咳！客人楞了， 且不管你这三点回答的质量，为什么另外两点不回复，也不交代为什么不能回复，更不交代 何时能回复。若你是客人，请问：你又作何感想？ 3 、与上类似，客户邮件中，有三点需要你确认的事项，你确认了其中两点而不言其他。 如果是紧急确认，后果可能很严重。 4 、客户热情地说了一大堆，他是如何喜欢你们的城市的风景（如杭州西湖）的，你回复 时总该礼貌性说一句“是啊！西湖好美啊！”吧。你如果只字不提，那客人不 “热脸贴了你 的冷屁股”了吗？与这一点具有相似意味的是，客户邮件一开始就 “How are you doing?”或 “It was great meeting you at your booth on the 100th Canton Fair”，你回复的邮件中却找不到与 此所对应的字句 三、次序 1 、任何条目性的问题点或确认点，你要回复或确认，顺序上也最好与客户的问题点或确 认点相对应。人与人是有区别的，更不要说中西文化差异了，那么客人的思维模式了。客人 在列出问