办公用品采购、办公费用日常管理规定.docxVIP

办公用品采购、办公费用日常管理规定 第一条、 规定目的 为了节约开支，降低消耗，提高办公效率，规范公司办公用品采购、领用行为， 特制定本规则。 第二条、 使用及适用范围 1、 本制度规定了办公用品的采购、验收、领用等工作, 规范了办公费用的管理标准及范围，控制、审批的管理流程。 2、 本制度适用于公司各职能总部及下属分公司。第三条、定义 1、办公用品是指公司员工办公使用的低值易耗品，单个价格在 500 元以下的物品。 办公用品分类: 、 个人使用的零星办公用品包括：笔、笔芯、订书针、订书机、回形针、信纸、信封、橡皮擦、N 次贴等。 、 公用办公用品包括：打印纸、墨盒、硒鼓、色带、计算器、档案袋、凭证打印纸、三层、四层打印纸、晒图纸、各种印刷的表格等。 2、办公设备指公司或部门公用的办公类设备，如空调机、复印机 、打印机、扫描仪、传真机、摄像机、投影仪、照相机、电视机、保险柜、资料柜、饮水机、电话机等。其他办公设备指电脑、优盘等，同时包括公司非建筑类展示板及组合 宣传板等。 第四条、职责 1、办公用品供货商由运营总部负责招标，确定定点（不少于二家），签订购销合同。办公设备、办公用品由公司运营总部统一账面管理，各下属分公司运营部自行组织实施的日常管理，公司行政助理负责具体监察。其他办公设备由领用人保管。运营总部行政助理负责公司办公用品的采购及发放工作及核算。 2、 财务总部、运营总部负责确定费用指标,并按费用指标进行检查、考核。 3、 各使用部门负责在额度内提供每月需求计划。第五条、 要求 （一）、办公设备、办公用品 一、采购 1、办公用品: 、每月 1 日，公司各职能总部文员根据本月办公用品的实际需求填写《办公用品采购计划》经部门总经理批准后提交至公司运营总部。 、运营总部预审后汇总当月公司办公用品采购计划，于每月 3－5 日统一安排采购。 2、非常规用品的采购应由使用部门提出申请，填写《固定资产请购单》，预 算内报运营总部、财务部联审，预算外再报总裁审核批准后，再由运营总部行政助理统一安排采购。 3、办公书籍由各使用部门按计划采购。 4、员工采购需求可在每月 28 日前告知所在部门相关管理人员，汇总上报运营总部。 5、如因特殊情况，工作急需物品可先行采购后再按规定报销。 二、领用 1、各职能部门应按《办公用品采购计划》的品种和数量到运营总部填写《办公用品领用登记簿》后领用； 2、员工应按经批准的《固定资产请购单》，在填写《固定资产交接证》后领用； 对于贵重的设备，公司与员工签订《设备领用协议》。 3、如超出部门采购计划领用，应经部门领导签字，运营总部审核后方可领用。 4、公司每月集中领用办公用品时间为每月 5 日、6 日（遇节假日顺延）。 5、员工个人平时领用时间为每周二、四下午 2：30－4：30。 6、新到岗员工在报到之日领取办公用品。 7、其他时间如急用可根据实际情况领用。 三、维护管理 1、办公设备与办公用品，运营总部指定专人管理、建账和领用发放。 2、运营总部行政助理定期检查办公用品的库存量，对日常必须品、不易采购品或用量大者应酌量库存，以备不时之需。 3、运营总部有权检查各职能总部办公用品的使用情况，如发现浪费可对有关人员进行处罚。 四、缴回处理 1、 领用各类物品的人员，均由行政助理或其指定人员建卡、登记；员工离职前必须归还所领用的全部办公用品（低值易耗品除外），并由行政助理签字后方可办理离职手续。 2、 所缴回的旧品，行政助理应归类入库，酌情处理。 3、 滞用品之处理 运营总部行政助理每隔半年检查物品的明细，将超过六个月未曾领用过的物品提报处理。 （二）、办公费用一、 控制流程 1、 个人使用的零星办公用品。公司各职能总部、下属分公司，运营总部、运营部具体经办人在定额标准内填报需求计划，报部门主管领导审批后，再到定点供应商领取或通知定点供应商按订单送货，各部门不得擅自采购，否则财务部门不予报账。 2、 运营总部、运营每月与定点供应商核对无误后，到财务总部财务部办理报账、结算手续。 3、 公用办公用品，公司各职能总部、下属分公司，每月底在费用标准内填报需求计划，经部门主管公司领导审批后报商务部按采购流程执行， 各职能部门、下属分公司于次月按上报计划去库房领用。 4、 公司各职能部、下属分公司在使用打印纸时，上报副总裁以上领导的材料和存档的文档才可用打印纸双面打印，报部门主管领导审批的材料一律使用废纸打印。 5、 公司各职能部、下属分公司一律使用办公用品领用表（分公用性、个人使用），办公用品仍然使用材料领用单发料的，财务总部不予核账，后果自负（见附表二、附表三）。 二、 办公用品使用标准 1、 个人使用的零星办公用品实行定额控制，其标准定额如下:公司 副总及其以上领导不限,公司级一般管理人员 X 元/月，主管级人