电子文件归档与管理及在科怡档案管理系统中的应用.pptVIP

? 在日常管理维护工作中还要注意以下问题： 存放：无论是软磁盘、磁带还是光盘都应该垂直放置，以防变形和重物来回挤压。不能用手直接触摸光、磁介质，应戴非棉制手套；严禁用橡皮筋、绳子、曲别针来固定磁性载体和光盘，以免造成介质损坏和变形。 整理：软磁盘的标签应写好后贴上，如果软磁盘上已有标签，不能用圆珠笔等硬笔书写或修改，防止划伤。要定期对磁带进行倒带。缓解磁带的卷绕张力，也能避免磁带发霉。 第六十三页，共九十页。 ? 二、电子文件的整理 是指按照一定原则和方法，将电子文件分门别类组成电子档案的一项工作。 第三十一页，共九十页。 ? （二）、建立数据库 对电子文件进行编号 对电子文件的登记 （一）、分类、排序 分类、排序是将存储载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一致有序状态。 第三十二页，共九十页。 ? 三、电子文件的归档范围 电子文件的归档范围应参照2002-12-04发布2003-05-01实施的 GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》中的电子文件归档范围，以及国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。 第三十