略谈标准汇编的管理.docxVIP

PAGE 1 - 略谈标准汇编的治理 标准文献的治理是标准化工作的组成部分,而标准汇编的治理在标准情报文献工作中占有一定的地位。标准文献治理工作的独特之处在于信息作用,它能及时地将新公布、出版的标准以及有修改、补充、代替、作废的标准准确无误地提供给使用者,这是标准情报工XX应负的职责。然而,在我们日常工作中接触到的即使是最新的一些文件、科技资料及标准,常常发现有引用作废标准的失误。这种情况,可以说是使用标准者在使用标准中不重视标准信息所导致的结果,也可能是标准文献部门不能为使用者提供准确的标准信息有关。因此,标准文献治理部门如何做好本职工作,有效、准确地提供标准信息就显得十分重要。 1标准汇编的特点 标准汇编的出版发行是我国标准文献出版的特色,引起了标准文献治理人员、使用者的极大兴趣和重视。因为,一是它的标准量大,一本大的标准汇编汇合几百个、上千个标准,如《国内外化工标准汇编》、《国内外家电标准汇编》等等,给收集工作带来很大方便;二是它不仅汇合了国内的目录标准,行业标准,还汇合有一定数量国外先进标准、国际标准的译文标准,这正是广大使用标准者所需求的。由于它的这些特点,在标准情报工作中受到欢迎和重视。但是,由于标准汇编容量庞大,内容广泛,特别是国际标准、国外先进标准的译文工作量大,需要较长时间,再加上出版周期长,汇编中可能会出现标准内容滞后,甚至存在一些过时作废的标准。为此,必须加以科学的治理才能做到有效地为用户服务。 2标准汇编的有效治理 在标准汇编的治理上,各标准情报部门的做法会有不同,但普遍认为汇编标准的治理有它的特别性,不同于一般标准治理。如国家的标准情报部门,在治理这类标准时与省级和省级以下的标准情报部门有所不同。前者收集标准汇编一般只是一个补充,在治理上一般也是在总名录中将汇编目录列出,使用者需要时再从标准汇编的目录查用单行本标准。后者则不一样,由于标准的馆藏类别和数量都很有限,如同样是国外标准它的馆藏就很少,甚至没有,而汇编标准中的国外标准在馆藏标准中占有一定的比例,为了用户易查使用,就必须将汇编标准中的每一个标准都在检索卡上反映出来,工作人员在较短时间内提取出汇编标准,并从汇编标准中找到所需具体标准。在整个过程中要求文献治理人员能采纳较科学的治理方法,准确、及时地为用户服务。为此,应该做到: 2.1认真核对。即收到标准汇编后,利用最新标准信息工具―网络,逐一核对汇编标准中每个标准,看是否有修改、补充、代替、作废的。如有这种情况,必须作出对修改、补充、代替、作废等的相关标注,以免使用者误用。认真核对的原因是:标准汇编的标准数量大、译文多,从翻译、整理、编辑到出版印刷,所花时间较长。在这期间,标准汇编中的标准已修改、补充、修订,或被新标准代替,或已作废。所以首先进行核对是很关键的一环,绝不能忽视,否则可能会给查阅使用者带来不应有的损失。而这一核对工作,工作量较大,较繁琐,要求工作人员认真、细致、发扬高度负责的精神切实做好。 2.2对标准汇编本进行编号。通用的是用字母和数字混合编号。字母用于区别其他标准,数字是按汇编本的先后次序编号,这样有利于馆藏和提取。我们一般采纳H×××-××形式,第一位字母表示汇编,后三位数字表示汇编类中按进馆时间编排的顺序号,也作为上架的顺序号,最后两位数字表示进馆的年号。 2.3编目。主要是编馆藏目录,供用户查阅、检索使用。将所有标准汇编中的标准按类别编目,输入电脑中,当用户在电脑中检索到所需某标准汇编后,只需把汇编本的编号填在检索单中,工作人员就可以迅速找出用户自己查阅的具体标准。 2.4上架。把所有的汇编标准单独放一处,按编号从小到大顺序排放。采纳这样的排架、上架能使工作人员从成千上万个标准本中迅速提取所需要的标准,并且有利于标准的归位。上架后的工作于其它标准的正常治理相同。■ 收稿日期:20XX-01-20