行政采购管理规定.docxVIP

PAGE PAGE 4 行政采购管理规定 为规范公司采购程序，确保各部门所需物品能够及时、保质、保量地采购到位，特制定本制度。 一、行政采购定义及主管部门 （一)行政采购：指固定资产（包括电脑、办公家具、投影仪等)、办公用品（包括笔墨纸张、文件框、文件夹等）、后勤保障采购（如:日常劳保用品、保洁用品、物耗等采购）、安全保障（灭火器、安防设备等)、印刷品、礼品、福利品、会议活动用品采购及其它的临时性采购。 （二)行政部负责总部及分公司的全部行政采购及审核工作，京外单位由行政部根据采购项目集中采购或由当地行政负责人采购. 二、预算编制 （一）各部门应根据财务部要求提交预算表，将涉及行政类采购金额具体注明(附上明细表），预算审核通过后，即可在该预算生效当月执行,当月预算未执行，不累积到下个月，下月需重新申请。 （二）各部门申请采购物品应填写相应《物品申购单》，经部门负责人、行政部批准后方可申购。 （三)行政采购如无预算，各部门提出申请由行政部集中报总裁审批，审批同意后由行政部执行采购。 三、采购程序 （一）行政采购按规定时间和流程执行 1、办公用品采购：以《办公用品采购流程》为准 2、资产采购：以《资产采购流程》为准 3、印刷品采购:以《印刷品采购流程》为准 4、其它采购：以业务便签形式按逐级审批. （二)采购遵循“高质、高效、节约”的原则进行，一般采购渠道以大型电子商务网站购买为主。如因付款、税票或网上价格较高、无法提供产品的情况下，可采取自寻供应商方式采购，自寻供应商提供产品的价格不应高于主流电商同类产品均价。 (三）涉及售后维护产品，供应商应提供售后承诺或签订合同，合同签订按照合同管理相关规定要求执行。 （四）采购的物品应与申购部门要求相符，若无法采购到相同的物品而采购替代品， 应与申购部门提前沟通，同意后方可采购。 （五） 物品领用 1、物品采购完成后,行政部进行入库登记,申购部门需按照规定时间来行政部领取,物 品领用应保留领用记录.具体领用时间如下： （1）办公用品、劳保易耗：除新员工入职外，常规领用时间为每月 10 日。(2）固定资产：行政部或当地行政采购人与审批程序完成后一周内到位 ,具体时间可 根据《资产购置审批表》与申购人协商确定. （3）印刷品根据需求应至少提前 10 天申购，部分特殊印刷品还需要根据印刷工艺确定时间。 （4）活动及其它临时采购以活动计划采购，至少提前一周申请. 2、办公类等物品领用由各部门指派固定人员,统一签字领取，拒绝除指定人员之外的其他人员领用。 3、物品领用后，即由使用人负责保管. （六）退货要求因质量问题，造成采购的物品无法使用的，可交由采购人员退货 ,并重新采购，退货时应将原有包装及说明书等保存完整. 四、其它规定 （一）各部门应加强内部物品使用的控制，内部领用应建立领用记录，杜绝浪费 ,行政部将对各部门的使用情况进行核查 ,若出现记录不全、有浪费现象，将根据情况核减其相应物品采购数量. （二）低值易耗品及固定资产将根据《固定资产管理制度》落实责任到人，建立相应的台帐和明细，进行控制。 (三）员工离职或岗位变动，应交接固定资产、办公、劳保用品，未进行交接的，按原价值从其工资中扣除。 五、本规定由行政部负责制度解释，自下发之日起施行。 附件：1、《物品申购单》 2、《办公用品采购流程》 3、《资产采购流程》 4、《印刷品采购流程》 5、《印刷品申请单》  行政部 二〇一五年十二月三十一日 附件 1：  物品申购单 申购时间： 申购部门： 序号 物品名称 规 格 单 价 数 量 小 计 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 审批人： 审核人: 制表人： 附件 5： 印刷品采购申请表 申请部门： 申请时间： 申请人： 需求时间： 联系人及联系方式： 名称 名称 设计及印刷要求 数量 单价 使用用途 备注 审核人： 审批人: 印刷对接人： 联系方式： 备注:需求时间最终须按设计时间及印刷制作实际要的时间为准。