公司ERP系统软件使用管理制度.docx

公司ERP系统软件使用管理制度 目的 为了保障金蝶系统在公司运营中的有效应用，使企业快速实现管理的标准化、程序化，使企业运营管理更加规范、高效，特制定本制度。 适用范围 全公司纳入金蝶系统管理的部门。 权责 公司行政部负责本制度的制定和修改。 XXERP系统软件由AA工贸集团行政部负责本制度的审批。 XXERP系统软件各操作岗位负责执行制度。 工作程序 XXERP业务操作规程 销售管理 将确定的订单、合同按客户分类分别录入，并将生产单录入到基础公共资料中。 对录入的订单，业务员、业务主管要对订单内容的正确性、订单业务的受控性、接单过程的合法合规性进行审核。 BOM表新增、变更、删除禁用管理 BOM表新增及审核确认：技术部门对新产品按ERP系统的格式要求建立新增产品的BOM表，BOM表按照公司ISO文件要求进行审核、归档、发放。紧急开发产品的BOM表要在一个工作日内完成编制审核工作。 金蝶系统BOM表录入：技术部门（或文控）要将编制审核完成的BOM表于完成当天分发给金蝶系统管理人员录入系统数据库内。 BOM表变更、删除、禁用：系统内已存BOM的修订变更、删除禁用都必须由技术部门提出申请，经部门主管审核后，交给系统管理人员，由系统管理人员负责变更或删除。 金蝶系统BOM表维护：技术部门为金蝶系统BOM表日常维护的责任部门。 采购管理 物料计划人员（或承担物料计划的仓储管理或采购人员）以技术部门发放的物料请单为基础，依据实际需求修改后提出物料申请，经核准审批后提交采购。 采购人员依据《采购申请单》下推生成《采购订单》，《采购订单》可根据与供应商的协商情况作适当修改，经核准审批后，打印出并传真给供应商。 物料入仓后，采购人员根据外购入仓单下推生成《采购发票》，并填制相应的《费用发票》。直接到财务报账的费用由财务填制相应的《费用发票》，经审核后由财务核算人员钩稽。 仓储管理 办理物料外购入库手续时，供应采购人员由《采购订单》下推生成《外购入库单》，并以此检查采购的物料和数量是否符合《采购订单》要求。对实际入仓数量超过采购订单需求的，其差额在系统设置允许范围的，必须经相关领导批准，补录《采购订单》将差额录入系统；对没有《入库单》的物料，仓管人员不得受理，并及时将相关情况向上级汇报。 生产指定领料人员按要求完整填写《领料单》，由库房管理人员按《领料单》的物料品种及数量录入。 在全面实施金蝶计划控制之前，《领料单》或《委外加工出库单》的数量进行手工录入，原则上不能大于技术部门下发的物料清单。 录单时要在表头“项目名称”栏选择录入*****生产单，以便财务进行成本核算。 对于同种材料不同长度、面积的钢材混用现象，鉴于工厂实际生产活动中的要求，在月底需要进行对同种材料不同长度、面积的物料进行核对盘点，对总长度、面积账实一致的直接由仓库分别以红字、蓝字《领料单》作调账处理；对总长度、面积账实不一致的按盘点规定办理。 要求《销售出库单》必须由《发货通知单》生成，数量可以根据实际出货情况进行修改，特殊情况下需要通过其它方式生成《销售出库单》的，必须经相关财务人员同意并告知金蝶系统管理员。 内部领用或免费提供给客户的物料，或不同核算单位之间的物料调拨须填制《其它入库单》或《其它出库单》，以便于报表归集和财务核算。 实行批次管理的物料，入库和出库时必须录入批次号，否则单据不能保存。 对委外加工的业务，仓储或采购人员要对每次收发委外加工物料进行核销业务的处理，以正确反映实际存放在供应商的物料数据。 业务操作要求 各岗位业务操作必须遵循严谨、细致、主动、及时地原则，确保本岗位业务能正确、及时地流向下个环节；各岗位对上环节要起到跟催、监督的作用，对下环节要起到跟踪、服务的关系。各岗位职员要做到今日事今日毕，确保系统即时数据的正确性。 各业务环节的单据制单、核准、审核审批、分发、存档管理按公司相关流程文件执行。 为保证各岗位的业务操作不受系统的站点限制影响，操作人员业务操作完毕后要立即退回到主控台界面，不可继续停留在各业务模块界面，造成一个岗位站点在浪费，而另一个岗位要处理业务却没有站点的情况。 金蝶系统设备设施管理 公司所有的金蝶系统设备设施管理遵循《关于计算机网络使用的安全管理制度》要求，确保设施设备的财产安全和使用安全。 行政部负责日常金蝶系统设备设施的维修保养，确保设备设施的正常使用。公司后勤维修人员负责设备电力保障，应避免设备突然断电的情况。 为保证金蝶服务器工作顺畅，系统管理员或行政部管理员于每二周定时重新启动服务器以清理服务器内存；每月关闭一次服务器确保正常运行。 除金蝶系统管理员、行政部管理员日常管理以外，未经公司董事办领导或中心领导授权许可，公司任何人禁止操作服务器，经授权操作服务器人员必须有行政部管理员或金蝶系统管理员陪同，并遵守行政部管理员和