文书管理制度.docxVIP

文书管理制度 一、为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高管理工作效率，特制定本制度。 二、所谓“文书”是指业务工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、协议书、注册登记文书及各种帐本、票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划等一切业务用书与公文。 三、全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 四、必须按照公司保密制度严格保守文书的机密。 五、文书按下列要点处置或办理： 1、凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等，一律以“文书”的形式进行。 2、所有文书必须当日以内“准确”与“迅速”的处置。 3、即使在紧急状态下以口头或电话、开会形式处置的事项，事后也必须以文书的形式记录下来。 六、办公室为文书处理的管理机构，文书的收发、领取与寄送原则上由办公室指定专人负责，统一办理。 七、文书按机密程度分为以下几类： 1、绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。 ２、秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透漏的文书。 3、保密。指不宜向公司以外的人员透漏内容的文书。 4、普通。指非机密文书。 5、其它文书。如公开发行的书籍、杂志、报纸、以及调查资料类的印刷品等。 八、收发 到达公司的文书，按下列原则处置或发送： 1、普通文书由办公室专人及时开封或开启，并在文书登记薄上作好登记，注明收发日期、发文单位、事由、份数及接受人等，不得漏登。 2、履行完文书收送登记手续后，根据来文内容，一般情况1小时内分送有关领导和有关部门签字妥收，特殊情况，不得超过一天。 3、绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事人开封与处置。 4、分送各部门的文书若有差错，必须立即退回办公室。 九、文书处理手续 领取文书的部门，按下列规定及时予以处理： 1、凡重要事项或者异常事项，应立即向所在部门负责人做出报告，并逐级向上请示，等候并按照上级指示处理文书中涉及到的有关事项。 2、如果文书中涉及到的事项与其他部门有关，必须在与其他部门取得联系达成一致意见后再行事。 3、在具体处理时，如果认为有必要请其他部门做出配合，并且其他部门提供配合需要一定的时间，在这种情况下，应事先征得对方的同意。 4、如果事情涉及两个以上的部门，并且难以判断由何部门出面主持，或是处理意见存在分歧时，可上报或请示上级领导裁决。 十、对送领导批示或者有关部门办理的文书，办公室要在一天内负责催办、查办，防止文书的处理延退或停顿，必要时要求限期办理。 十一、制作程序 1、制作文书严格按照归口办理的原则执行。 2、发文承办部门根据领导要求和工作需要拟好文件初稿后，到办公室领取发文卡，准确签写各项要求。 3、文中事项涉及其它部门的，应将文件初稿逐一送发有关部门会稿。 4、会稿后送办公室核稿人核稿，最后报公司领导签发。 十二、文书制作要领 1、必须简明扼要，一事一议。 2、语言措辞力求准确规范。 3、稿面整洁，无涂改现象，个别地方更正应一律使用更正符号。 4、会签部门须认真阅读原稿，根据分工把好专业技术关，并分别签字。 5、办公室核稿人根据公司规定及有关政策把好政策文字关，对内容不妥，格式不符的文稿，有权返回拟稿部门。 6、上报、下发的文件应注明机密等级、急缓程度、发放范围。 十三、一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还须给办公室以回复或回执。 1、文书封面必须明确写清发送或接收单位、单位地址以及收件人姓名，并且注明“快递”、“邮寄”或“转交”等字样。 2、公司内部文书原则上不作封缄。 十四、各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”上做好登记，以备以后查询。 十五、文书按内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未完结的文书，另一类是可以归档的文书。 十六、全部完结的文书，分别按所属部门，文件机密程度，整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存薄”上做好登记，归档保存。 十七、制度规定、不动产权利书、合同书，公文等特别重要的文书，由办公室填写“重要文书目录”后，予以保存。 十八、文书的保存年限如下： 1、永久保存文书，包括章程、股东会议记录、重要的制度性规定；重要的协议书，登记注册文书；重要的诉讼关系书；重要的政府批件和许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。 2、保存十年文书，包括人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计帐薄，传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要文书。 3、保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。 4、保存一年文书，指无关紧要或临时性文书。 十九、全部重要的机密文书，一律存入保险柜或带锁的文件柜中。 二十、保存期满以及没必要继续保存的，以公司领导决定，填写废除理由和日期之后，予以销毁。