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第七章 书面商务文件――外部沟通文件 ?外部沟通文件：指组织内部的人员与其组织外部的利益相关者进行沟通时所采用的书面形式。要求：沟通活动必须被充分并准确地完成，以便实现组织的目标。具有公关职能，所以应尽可能展现组织最好的方面。 致意便条一般只包括自己公司名称及一些礼节性短信，通常如“谨向你致意”。此外，具体经办人还会加上他的名字和一条短信息，通常使用普通手写体。格式示范： 自己单位名称谨向您致意XXX（礼节性短信）?? 自己名字（可写可不写） 自己单位名称：深圳大学经济学院 电谨向你致以诚挚的问候！（礼节性短信） 感谢您的垂询。 如需其他帮助，请致电0755 王强 ??商务信函外部沟通文件最常见的形式就是信函。它具有以下的作用：安排会议确认已安排会议的日期及时间申请工作回复申请信，发出面试邀请、推荐信要求及雇佣通知给顾客的广告或推销函件检查潜在客户的信用状况投诉有缺陷的商品或供应商的其他问题回复客户投诉提供成本或合同标的估算询价或要求供应商提供有关产品及服务的附加信息提交订单? ??发送商务信函的原因：提供或寻求信息确保一些事情已经完成与客户及供应商保持或发展良好的关系。 好的商务信函（商务沟通文件）的标准：清楚简洁具体和特定准确和完整礼貌而得体及时处理 4．年度游艺日 R. Mi先生建议举行一场5人制足球比赛。有人认为只有少数年轻男士踢足球，对于其他人来说，他们只是在观看自己并不感兴趣的事情，然而这本应是所有人的游艺日。 G. Foo女士提议举办一场“漂亮宝贝”比赛，有人指出，厂里有小孩的员工并不多，因此不会有一个称得上是比赛的活动，大多数人会对看宝宝比赛不感兴趣。 G. Wong小姐提议跳舞，有人认为工厂里有诸多不同年龄段的群体，以致很难满足每个人的品味。 P. Tuo先生提议举办一场真正的美餐，但Tam小姐指出，食物预算不允许这样做。 J. Zing女士提议举办一场问答比赛游戏，有人指出，组织这么多人参与问答比赛是不可能的，而且题目很难满足大多数人的兴趣，孩子们可能很快对问答比赛感到厌倦。 W. Wapp先生揭底唱卡拉OK，但有人认为观众规模太大，很多人不喜欢唱卡拉OK。 最终，委员会主席S. Bing先生提出一个建议――寻宝。每个人将被编入一些小组中，并被提各种问题，并且在区域内来回转以寻找下一个问题的答案。他们可以停下来去吃午餐，并且不想继续寻宝的孩子们也可以退出到孩童娱乐室去玩。岁数大的员工和客人可以去一个播放传统音乐的房间休息。 委员会一致同意这是理想的游艺方案。 5．有关年度游艺日的职责安排 委员会组建了几个小组落实上述想法，每个小组都分配了预算，去预备物品、预订场地或服务。 Wapp先生和Zing女士负责解决儿童和老年来宾的娱乐问题。 Tuo先生和Wong小姐负责聚会的饮食供应。 委员会主席同意在Mi先生和Foo女士的协助下领导一个小组负责设计各种提问问题。 6．其它事项 没有其它事项安排。 7．下次会议的日期及时间 一致同意下次会议定在2008年4月20日召开 ?报告报告是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通形式，通常为内部使用。报告是由某些人收集并研究材料，然后将它送达给那些为特定目的而要求收集并研究这些资料的他人或小组的一种书面沟通形式。报告通常是形成决策的依据。报告是形式成决策的依据。报告的应用于：（1）以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况。（2）提交某些调查研究的结果，并建议后续行动。（3）评估政策变更的可能性。要求：内容简洁、版面安排清晰并合乎逻辑。要素：标题页（组织名称、作者姓名、职位、主题）、目录、执行摘要、授权范围、程序、研究结果、结论、建议、附录。 执行摘要：提供对该报告要点和建议的概述。执行摘要可以让读者有一个快速、准确的概览 程序：任务如何完成 授权范围：撰写报告的原因，通常构成是报告的引言部分。 研究结果：报告的主体，事实和依据 结论（对研究结果的总结） 建议（这里应就改进报告结果的方式提出建议。它应包含行动上的建议，以示应做什么，谁需要参与进来，参与进来的每个人特定的行动和职责，审查进展及特定活动的日期。） 附录（附录是某些读者需要的辅助材料，并不是每一位读者都必须阅读。它包含研究材料，附加的背景信息或是报告中被认为更深入全面的部分。） 高校实习是一项繁琐但非常重要的事情，通常的做法是将学生分成小分队，