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行政总务管理 实务 基础管理训练之一 第一页，共三十四页。 目　　录 壹、总务行政管理 一、观念之建立 二、本质学能及工作方法 三、组织及其功能 贰、一般行政 一、文书管理 二、事务用品采购与管理 三、固定资产管理 参、庶务工作 一、工作环境 二、车辆管理 三、宿舍管理 肆、涉外作业 一、警卫管理 二、服务台之接待管理 三、公关管理 伍、环境安全 陆、总务行政人员如何协助企业降低成本 第二页，共三十四页。 壹、总务行政管理 一、观念之建立 1.企业之永续经营－总务人员之角色定位 开　　　源 营销市场开发 扩大企业规模 新产品研发 多元化经营 企业策略联盟 节　　　流 降低成本 时间管理 人力精简 流程简化 企业再造 第三页，共三十四页。 (1) 不正确之观念 a 管理杂务的单位 b. 不重要的单位 c. 只会花钱的单位 d. 没有绩效的单位 e. 冗员的单位 f. 任何人都会做 2.观念之革新 第四页，共三十四页。 (2) 观念革新 a. 重要的幕僚单位 b. 经营管理之参与单位 c. 协助团队整合之单位 d. 良好之效率、服务是提高员工士气重要因素 e. 企业竞争力之提升 f. 成功的总务人员需具备良好之本质学能 (3) 服务理念及敬业精神 a. 积极主动 b. 负责担当 c. 良好之协调性 d. 诚恳踏实 e. 持续之学习 f. 热爱工作 第五页，共三十四页。 (1) 需具备之本质学能 a.企业整体活动及经营目标之了解 b.企管知识之持续学习 c.法规、法令之熟悉 (2) 工作方法 a. P－D－C－A工作循环 b. 目标管理 c. 成本之观念 d. 效率 e. 合作和协 二、本质学能及工作方法 第六页，共三十四页。 1.企业内总务部门之组织 小型企业 中型企业 大型企业 三、组织及其功能 第七页，共三十四页。 2.总务部门之功能 分类 工 作 内 容 规 章 制 度 一 般 行 政 事务用品采购及管理 采购管理办法 事务用品领用管理办法 文书管理 文书管理办法 资产管理 固定资产管理办法 庶 务 厂房维修 维修保养管理办法 车辆管理 车辆管理管理办法 宿舍管理 宿舍管理办法 涉 外 服务台之接待管理 外宾接待管理办法 警卫管理 警卫人员管理办法 公关管理 公关管理办法 安 卫 安全卫生管理 安全卫生管理办法 整理整顿 第八页，共三十四页。 一、文书管理 1.收发及归档 (1) 外来文件收发 整 理 分 类 编 号 登 记 归 檔 调 阅 收 件 登 记 分 送 (2)内部文件归档 贰、一般行政 第九页，共三十四页。 2.信息管理 (1) 建立档案管理制度 (2) 定期整理(过期文件之清除) (3) 文件制式化(A4为主最佳) (4) 制定保存期限 (5) 集中管理 (6) 分类编号管理 (7) 调阅管制 (8) 无纸化管理 第十页，共三十四页。 3.保存期限 原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大类，参照如下： 保存期限 内 容 一 永久保存 公司创设执照、政府机关登记文件 股东会、董事会文件、印鉴 固定资产权状证明 专利、契约、研发、制造资料 重要财务文件、相关证明书 二 十年 帐簿、税务资料 预算、决算报表、投资计划 重要签呈、重要会议记录 三 五年 税法规定相关交易凭证、传票、盘点凭证、进出货单 员工所得税、薪资清册、劳健保文件 制造技术资料 期满或解除之合约 四 三年 退解职劳工名单、劳保卡 解雇员工等关系文件 较重要报表、记录 3 较重要会议记录 五 一年 一般日、月、季报表 公告、一般报告书 其它一般记录 第十一页，共三十四页。 1.事务用品之种类 (1) 非消耗性物品 a.办公设备：桌、椅、柜、电话、传真机、复印机、个人计算机等。 b.研发行销用品：研发或品管部门的实验器具、计测计及行销部门搬运用品等。 (2) 消耗性物品 a.消耗用品：制造部门及办公室