中奥物业档案管理制度.docxVIP

文件编号：HD-JY-KF-31 版次/修改：A/0发布日期：2010-10-01广东中奥物业管理有限公司客户服务部档案管理制度第 页共 页 文件编号：HD-JY-KF-31 版次/修改：A/0 发布日期：2010-10-01 广东中奥物业管理有限公司 客户服务部档案管理制度 第 页 共 页 PAGE 1 3 1.0 目的 明确需要存档管理的具体内容，规范客户服务部资料的归档工作及操作标准，对档案实施有效管理和使用 适用范围 规定业主档案、资料的形成与归档、分类、保管、借阅、保密等管理内容。 职责 前台客服助理负责所有业主档案资料的建档工作 前台客服助理要将内部资料建档按行政架构和部室进行分工与实施管理 客户服务部由前台客服助理负责，各部室由办公室文员或助理负责 所有档案建档工作，均实行前台客服领班负责制实施监督 4.0 4.0 制度内容 业主档案管理操作程序及要点 业主档案资料属物业管理公司所有，任何个人、部门未经前台客服领班及项目经理批准，不得擅自 查阅、复印、开封或移交，违者将严肃处理，所造成的损失由当事人承担。操作标准如下： 业主档案资料建立 业主档案资料共分为四大部分，分别为业主资料、入伙资料、装修资料、其他资料，具体内容如 下： 第一部分 业主资料:《业主资料卡》、《住户资料卡》、《办证人员身份证复印件/照片粘贴表》； 第二部分 入伙资料：《入伙办理委托书》、《入户通知书》《准予交房书》《单元钥匙委托单》、《前期物业服务协议》、《业主临时公约》、《房屋交接确认书》、《楼宇验收反馈表》 第三部分 装修资料：《装修申请表》、《装修许可证》、《装修图纸及装修单位的营业执照、资质证书》、《装饰装修服务协议》、《施工人员办证申请表》、《施工人员身份证复印件粘贴表》 第四部分 其他资料：投诉资料、紧急事件资料等 装订装盒 按上述排列顺序将业主档案装订成册：需要注意档案所有纸张的整齐性及美观（图片） 将业主档案装入档案袋内，做好标识：业主档案资料按规定实行“专户专袋”管理，统一用26cm ×34cm，白色透明的纽扣式简易档案袋装好，将写有“房号”的标签纸贴在档案袋左上角（图片） 将档案袋装入专用文件盒：按“楼层”顺序将档案袋放入在专用的文件盒内，一个文件盒可以放 5—6 个档案袋（图片） 4．3.1.4 按文件盒标号顺序依次将文件盒整齐放置于前台资料柜中：将文件盒按“栋号”顺序排列在前台资料柜中 “业主档案”调阅及资料柜钥匙管理 工作人员不得向其他员工泄露业主资料，员工非因工作需要不得私自查阅或打听。工作人员在接待访客 时，既要热情相助，又要提防一些机构或个人为商业利益套取业主资料。如：遇到有困难的访客时，在证实访 客身份、通知业主并征得业主同意后，才能将业主房号转告访客 任何个人（包括业主、住户）需查阅业主档案资料，必须填写《业主档案借阅登记表》，移交部门经理、 项目经理审核批准后方可查阅。如发生强制查阅的事件，上报相关部门协助处理警告无效交由地属公安机构处 理，所造成的损失由肇事者承担；或掌管钥匙的管理员受贿擅自将档案资料泄露，按此管理制度做相应处理 如夜间当值人员需要查找业主资料的，原则上使用电脑，但禁止打印。如要开档案柜取档案的，需做好 书面记录，下班后必须锁好资料柜； 业主档案用资料柜或电脑储存，资料柜必须上锁，电脑资料必须加注使用人密码。业主档案使用完毕后， 须及时放回资料柜内，不得放在桌面或公开场所。使用电脑的，离开时必须退出系统界面或使用屏幕保护装置； 资料柜钥匙前台每日值班人员只保存一片供日常使用，剩下的档案钥匙由前台客服领班保管。掌管钥匙的 个人必须做好保管工作。如遗失、擅自复制或移交钥匙的，将严肃处理，12 小时内所造成的损失由个人承担； 部门主管/经理应在 12 小时内做出相应的处理方案如（更换锁芯，移存档案等）超过 12 小时未作出相应方案的，将交由项目经理做出相应的处理，所造成的损失由部门经理/主管及当事人承担。 “业主档案”跟踪 当业主通讯联系方式发生改变或业权人发生更改时，由业主或业权人书面通知前台客服助理，前台客服助理应 上报客户服务部主管/经理同意后将变化情况在主档案中做更改 其他“档案资料” 除“业主档案”外的其他资料，分别用单项档案盒保存，如：“物品放行”、“证件办理登记”、“工作台账汇总”、“园区通告”、“投诉汇总”等 上述资料均需建立统一的封面及目录，装订成册，分类归档 前台物品摆放示范 前台的所有抽屉、柜子必须明确使用用途，详细分类（文具类、收款类、常用表格类、其他专用类等），要求内部资料摆放整齐，各资料在使用完毕后，当事人负责将物品归位，当值人员在下班前复核检查 前台资料柜的摆放标准（图片） 前台总体的摆放标准（图片） 前台阅览架的摆放标准（图片） 前台抽屉的摆放标准（图片） 前